De afgelopen periode is Teams massaal in gebruik genomen. Waar de ene organisatie al een beetje was begonnen met Teams is de andere organisatie noodgedwongen razendsnel gestart met het uitrollen van Teams. En hoewel dat misschien een onvermijdelijke keuze was gezien de situatie waar we in zitten, is het ook een verstandige keuze. Teams is namelijk een prachtige tool om (op afstand) samen te werken met collega’s, klanten of relaties. Ook is het een erg gebruiksvriendelijke tool, waardoor sommige gebruikers zich het al snel eigen maken. Toch liggen er gevaren en valkuilen op de loer wanneer je als organisatie zelf aan de slag gaat met het implementeren van Teams. En die delen wij graag met je.
1. Je organiseert geen gebruikerstraining voor medewerkers
Je medewerkers een account met inloggegevens geven is niet voldoende. Je kunt er niet vanuit gaan dat iedereen uit zichzelf weet hoe ze Teams moeten gebruiken. Microsoft Teams is namelijk echt een andere manier van werken en communiceren. Daarom is een gebruikerstraining nodig, om collega’s uit te leggen hoe Teams is bedoeld, welke functionaliteiten het bezit en hoe deze te gebruiken. Daarnaast heb je ook verschillende niveaus van gebruikers, pas een gebruikerstraining daar ook op aan. De een heeft meer begeleiding nodig dan de ander.
2. Je denkt niet na over het vraagstuk ‘security’
Hoe ga je om met het delen van bedrijfsinformatie via het Teams-platform? Zowel binnen als buiten de organisatie? Maak je gebruik van multi-factor authenticatie? Wil je samen met leveranciers en relaties aan projecten werken? En hoe ga je om met rollen en rechten als een project ten einde is? Het zijn slechts enkele vragen die je voor jouw organisatie moet beantwoorden bij het inrichten van Teams.
3. Je betrekt je collega’s niet bij de implementatie
Gaat iedereen binnen je organisatie gebruikmaken van Teams of enkel mensen in een bepaalde functie? Wat ga je wel en wat ga je niet in Teams onderbrengen? Ook dit zijn zaken waarover je moet nadenken. Je zult daar ongetwijfeld zelf ideeën over hebben. Het is echter wel belangrijk om je collega’s hierbij te betrekken. Wanneer je dit niet doet loop je de kans dat de adoptie van Teams niet soepel verloopt. Collega’s gaan Teams dan weinig of niet goed gebruiken. De oplossing? Kies voor een goede ICT-partner die met je meekijkt bij de implementatie. Start daarnaast met een groep ‘key users’ die de adoptie van Teams binnen de organisatie aanjagen. Het liefst zitten deze ‘key-users’ op verschillende afdelingen en expertises binnen de organisatie, om draagvlak te creëren. Daarnaast haal je nuttige informatie op omdat verschillende afdelingen anders werken.
4. Je creëert een wildgroei aan Teams en kanalen
Idealiter is de Teams-omgeving een weerspiegeling van je organisatiestructuur en bedrijfsprocessen. Hoe communiceren jullie binnen de organisatie? Gebeurt dit op afdelingsniveau, op projectniveau of beide? De inrichting van je Teams-omgeving is hierop gebaseerd. Kijk dus goed welke Teams en kanalen je aanmaakt en pas op voor een wildgroei aan kanalen. Je kunt afspraken maken over het aantal eigenaren per Team en wie het recht heeft zaken te wijzigen. Onze tip om een wildgroei aan Teams en kanalen te voorkomen: werk samen met een strategische ICT-partner. Deze partner stelt hierin de juiste vragen en denkt mee over hoe jullie Teams-omgeving het beste gestructureerd kan worden.
Hulp nodig bij het implementeren van Microsoft Teams?
Wil je meer weten over hoe je Microsoft Teams precies inricht, heb je behoefte aan een volledige implementatie of willen jij en je collega’s getraind worden in het werken met Teams? Dat kan! Ook als jij al begonnen bent met Teams is het niet te laat. Als Microsoft direct partner laten wij zien hoe Microsoft Teams is bedoeld en hoe jij en je collega’s op een betere manier gebruik kunnen maken van het nummer één samenwerkingsplatform van dit moment. Ben je geïnteresseerd? Laat het ons dan weten en neem contact op via onderstaande button. We helpen je graag om in Teams jouw ideale werkdag te realiseren.
