Bekijk hier onze SmartTube video waarin we je uitleggen hoe je een Microsoft Teams vergadering organiseert. Liever lezen? Scroll dan door tot onder de video.

In dit artikel leggen wij je uit hoe je in Microsoft Teams een vergadering aanmaakt. De online vergadering in Teams is op het moment immers een erg populaire functie. Het helpt je om goed en effectief samen te werken met je collega’s, klanten of relaties. Maar hoe organiseer je eigenlijk een vergadering in Microsoft Teams? Hier bestaan twee opties voor: je kunt de vergadering aanmaken vanuit Microsoft Teams of je doet dit vanuit Outlook. Het is maar net wat jij prettig vindt.

Een vergadering organiseren in Microsoft Teams

Wil je een vergadering organiseren in Microsoft Teams? Navigeer aan de linkerkant naar de knop ‘Agenda’. Hier opent je agenda en heb je de mogelijkheid om een nieuwe vergadering in te plannen. Aan de linkerkant zie je de tijdstippen en bovenaan de data en dagen van de week. Je kunt hier direct een tijdvak kiezen of je opent het venster via de knop ‘Nieuwe vergadering’. Hier kun je een titel geven aan je vergadering, zoals bijvoorbeeld: ‘Microsoft Teams Tips & Tricks’.

Vervolgens voeg je deelnemers toe en kies je een datum en tijdstip. Je kunt er ook voor kiezen om de vergadering per tijdsperiode te herhalen. Verder heb je de mogelijkheid om een kanaal toe te voegen, zodat de mensen in dit specifieke kanaal de meeting in hun agenda kunnen volgen. Wil je bij een vergadering opmerkingen plaatsen, dan kan dat in het tekstvak onderaan. Daarnaast kun je via de planningassistent bekijken of de toegevoegde deelnemers beschikbaar zijn. Vervolgens klik je op ‘Verzenden’ en krijgen de mensen die je hebt toegevoegd een vergaderuitnodiging.

Een Teams-vergadering organiseren in Outlook

Wil je een Teams-vergadering in Outlook organiseren? Dat ziet er vergelijkbaar uit. Je opent je Outlook-agenda en klikt op ‘Nieuwe gebeurtenis’. Hier vul je dezelfde gegevens in als bij een Teams-vergadering. Maar op dit moment is het nog geen Teams-vergadering. Hiervoor moet je het vinkje ‘Teams vergadering’ aanzetten. Vervolgens wordt de vergadering toegevoegd aan jouw Outlook-agenda.

Deelnemen aan een Teams vergadering

Op het moment van de vergadering klik je in jouw agenda op ‘Vergadering’ en vervolgens op de knop ‘Deelnemen’. Voordat je deelneemt aan de vergadering zie je eerst een scherm waar je kunt kiezen of jij je camera en microfoon wilt aanzetten. Een tip: zet je microfoon altijd eerst uit wanneer je deelneemt aan een vergadering. Op deze manier hebben andere deelnemers geen last van eventuele achtergrondgeluiden vanaf jouw kant. Wil je wat zeggen? Dan zet je jouw microfoon eenvoudig weer aan.

Tijdens de vergadering zie je aan de rechterkant, via de knop ‘Deelnemers’, wie er uitgenodigd zijn en of deze mensen al meedoen aan de vergadering. Daarnaast zie je de knop ‘Vergader chat’, waarmee je berichten naar andere deelnemers kunt sturen. Ook erg handig wanneer je met meerdere mensen tegelijk in een vergadering zit en je niet door elkaar wilt praten. Je kunt je opmerking of vraag dan eenvoudig stellen in dit chatvenster, zodat de gespreksleider of voorzitter jou de beurt kan geven.

De Teams-vergadering opnemen

Bij de drie puntjes zie je nog wat extra functionaliteiten, waarvan er vier erg handig zijn. De eerste is het opnemen van de vergadering. Deze functie is erg handig wanneer er mensen niet bij de vergadering aanwezig konden zijn. Door de opname ontdekken ze toch wat er precies is besproken. Neem je de vergadering op, dan krijgen de deelnemers hier overigens een melding van – omwille van de privacy. De opname wordt vervolgens opgeslagen in Microsoft Stream.

Tijdens een vergadering jouw achtergrond vervagen

De tweede handige functionaliteit is het vervagen van je achtergrond. Deze functionaliteit is vooral handig als je thuis zit te werken en je liever niet hebt dat mensen bijvoorbeeld letterlijk een kijkje in jouw keuken krijgen.

In een Teams-vergadering jouw scherm delen

Verder heb je nog de mogelijkheid om je scherm te delen – dit kan via het icoon ‘Scherm delen’. Je kunt bijvoorbeeld jouw hele bureaublad delen, maar ook (een enkele sheet uit) een PowerPoint-presentatie. Het voordeel: je vergadert effectief, aangezien de deelnemers direct kunnen meekijken en reageren op wat je doet. Je kunt ook gelijktijdig met meerdere personen aan een document werken.

Notulen maken en bekijken in een Teams-vergadering

Notuleren is tijdens veel vergaderingen gebruikelijk. Bij de drie puntjes klik je op ‘Notulen weergeven’, zodat je zaken kunt bijhouden die in de vergadering aan bod komen. Wil je op een later tijdstip de notulen nog eens terugzien, dan navigeer je naar jouw agenda, zoek je de vergadering erbij en klik je op het tabblad ’Notulen’.

Hulp nodig bij een Teams implementatie?

Wil je meer weten over hoe je Teams precies inricht, heb je behoefte aan een volledige implementatie of willen jij en je collega’s getraind worden in het werken met Teams? Laat het ons weten en neem contact met ons op via onderstaande button. We helpen je graag om jouw ideale werkdag te realiseren.