Hoe gebruik je Planner in Microsoft Teams?

In deze video leggen wij je uit hoe je de applicatie Planner toevoegt aan Teams én hoe je de planner kunt gebruiken. Liever lezen? Scroll dan door tot onder de video.

Planner toevoegen als tabblad

Allereerst navigeer je naar het Team waarin je Planner wilt gebruiken. Bovenaan zie je enkele tabbladen staan. Door op het ‘plusje’ te klikken opent het scherm waarin je applicaties kunt toevoegen. Zoek hier naar Planner en selecteer deze. Nu opent een scherm waarin je een nieuw plan kunt maken of een bestaand plan kunt gebruiken. Als je Planner nog niet eerder hebt gebruikt, dan zal je een nieuw plan moeten aanmaken. Deze kun je hier een naam geven. Heb je al een heel mooi geordend plan dat je wilt hergebruiken? Dan klik je op ‘Bestaand plan van dit team gebruiken’. De naam van het plan wordt als tabblad toegevoegd binnen je Team.

Buckets aanmaken in Planner

De eerste lijst/rij die zichtbaar wordt heet ‘Taken’. Deze rij noemen we ook wel een ‘Bucket’. Je kunt de naam van de bucket veranderen naar bijvoorbeeld ‘To-Do’. Je kunt dan extra buckets aanmaken en beginnen met het categoriseren van taken. Je hebt daarnaast de mogelijkheid om een taakkaart aan te maken. Dit doe je bij ‘Taak toevoegen’. Hier vul je de taak in die nog moet worden uitgevoerd, zoals bijvoorbeeld een offerte opstellen. Deze taak kun je vervolgens toewijzen aan de persoon die de taak gaat uitvoeren. Je kunt vervolgens de voortgang bepalen, prioriteiten toekennen en een begin- en einddatum aangeven. Je kunt ook notities toevoegen, zoals bijvoorbeeld ‘Offerte voor klant X’. In de controlelijst zet je dan bijvoorbeeld in welke diensten de organisatie interesse heeft. Mocht jij of je collega nog iets willen toevoegen, dan kun je onderaan in de opmerkingensectie nog enkele opmerkingen kwijt.

Nog meer handige functies in planner

Klik je binnen de specifieke taak op ‘Weergeven op kaart’ dan zie je in één oogopslag de toegevoegde controlepunten in het centrale overzicht. Wil je taken verslepen naar een andere bucket, omdat de offerte is uitgebracht? Dan kun je dat doen door met je muis op de taak te gaan staan en daarop te klikken. Je houdt je muisknop ingedrukt en sleept de taak eenvoudig naar een andere bucket. Je kunt ook in de kaart zelf kiezen om de taak aan een andere bucket toe te voegen. Is de taak voltooid? Dan vink je de taak af. De voltooide acties worden per bucket gegroepeerd.

Segmenteren

Taken zijn ook te segmenteren op bucket. Dit kan op toegewezen persoon, voortgang, einddatum, labels of prioriteit. Ook kun je ze filteren om bijvoorbeeld enkel een overzicht te krijgen van jouw taken voor dit project.

Probeer Planner vooral eens uit met je team, maar denk voordat je begint wel goed na over welke categorieën of buckets je wilt gebruiken. Ga ook eens aan de slag met een projectmatige manier van werken. Je komt er dan vanzelf achter wat voor jullie prettig werkt. Heb je nu nog vragen naar aanleiding van Microsoft Teams of heb je behoefte aan meer informatie? Laat het ons dan weten, als Microsoft Partner helpen we je graag.

Hulp nodig bij een Microsoft Teams implementatie?

Wil je meer weten over hoe je Microsoft Teams precies inricht, heb je behoefte aan een volledige implementatie of willen jij en je collega’s getraind worden in het werken met Teams? Laat het ons weten en neem contact met ons op via onderstaande button. We helpen je graag om jouw ideale werkdag te realiseren.