Vanwege het Coronavirus werkt een groot deel van de Nederlandse bevolking vanuit huis. Om ervoor te zorgen dat mensen goed met elkaar kunnen samenwerken gaan organisaties massaal gebruikmaken van digitale communicatiehulpmiddelen. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams. Een belangrijke functionaliteit hierin is het videobellen. Zo kan jouw organisatie de communicatie tussen collega’s, klanten of partners bevorderen. Omdat videobellen steeds gangbaarder is geworden groeit het belang van de juiste video-etiquette. Wij geven je graag enkele tips om aan te denken bij het videobellen. Wij hebben ze voor je op een rij gezet.

Tip 1: Eten tijdens het videobellen? Niet doen!

Of je nu aan het videobellen bent met collega’s, klanten of relaties. Het is gewoon niet netjes om te gaan zitten eten wanneer je met hen in gesprek bent. We snappen dat je thuis, in je eigen vertrouwde omgeving, misschien de neiging krijgt om snel iets te snacken. Niet doen. Het is voor diegene waarmee je in gesprek bent erg vervelend om de eetgeluiden van zijn gesprekspartner luid en duidelijk door de microfoon te horen. Het ziet er daarnaast ook niet erg charmant uit op de camera.

Tip 2: Probeer niet door elkaar heen te praten

Door elkaar heen praten is in een normale werksituatie al niet prettig, maar met videobellen is het echt geen doen. Probeer jezelf te beheersen en spreek met je gesprekspartner af wie het woord doet. Probeer elkaar de ruimte te geven en zeg niet direct alles wat in je opkomt. Omdat je gebruikmaakt van je camera kan je ook je duim even opsteken als je het eens bent over een onderwerp. Je gesprekpartner ziet dan dat je akkoord bent. Zit je met meerdere personen in één meeting? Stel dan een gespreksleider aan. Maak eventueel gebruik van de chatfunctie om meningen te inventariseren en deelnemers de beurt te geven. Of steek gewoon even je hand op naar de camera.

Tip 3: Check goed of je last hebt van achtergrondgeluiden

Heb je veel mensen die deelnemen aan een gesprek? Dan heb je meer kans op achtergrondgeluiden en ruis op de lijn. Probeer voor jezelf na te gaan of er in je omgeving geluiden zijn waar je gesprekspartners last van kunnen hebben. Denk aan het geluid van een stofzuiger, bellende mensen of een televisie die aan staat. Beperk deze tot een minimum, want daar heeft het gesprek onder te lijden. Het is bovendien een goede zaak om je microfoon zoveel mogelijk te dempen. Ben je niet aan het praten? Zet dan je microfoon uit. Schakel deze weer in als je wat wilt zeggen.

Tip 4: Zorg voor een goed uitgeruste plek om te bellen

Waar moet deze in eerste instantie aan voldoen? Wij hebben wat punten op een rij gezet:

• Kies een plek in huis waarvan je weet dat je zo min mogelijk wordt gestoord. Laat ook je huisgenoten of familie weten dat je gedurende een bepaalde tijd niet gestoord wil worden.
• Let goed op je achtergrond, laat deze niet te afleidend zijn. Dus geen rommeltje, dit staat bovendien niet erg professioneel. Heb je geen goede achtergrond? Maak deze dan vaag (blurren) zodat alleen jij in beeld bent.
• Gebruik bij voorkeur een headset of oortjes met ingebouwde microfoon.
• Goed werkend internet is erg belangrijk. Het is namelijk vervelend wanneer je midden in je zin wegvalt of niet bent te verstaan.

Tip 5: Zit zo weinig mogelijk aan je gezicht

Doe je best om je handen zoveel mogelijk voor je op tafel te houden. Ga niet aan je neus zitten of iets tussen je tanden weghalen. Het is vrij onsmakelijk voor je gesprekspartner om dit groot op zijn scherm te moeten volgen. Houd het professioneel.

Tip 6: Wees op tijd

Heb jij een tijd afgesproken om te videobellen met collega’s? Wees dan op tijd. Net als bij een gewone vergadering zitten mensen op je te wachten. Het voelt alleen vervelender op het moment dat mensen in een digitale ruimte moeten wachten omdat jij niet op tijd bent. Daarnaast kan je niet ongemerkt later even bijspringen in het gesprek. Mensen zien dat jij je camera aanzet en weten dat je te laat bent. Ze moeten jou dan bijpraten en dat is vervelend. Bovenal is het niet netjes als je gemaakte afspraken niet nakomt.

Tip 7: Voorbereiding is het halve werk

Heb jij een meeting gepland staan waarin jij bijvoorbeeld een live-presentatie moet geven? Zorg er dan voor dat je alles goed hebt voorbereid. Je wilt natuurlijk niet dat dit op het moment suprême mislukt en dat klanten, collega’s of relaties zien dat je aan het klungelen bent met zaken die voorkomen hadden kunnen worden.

Tip 8: Zorg voor een professionele uitstraling

Dat op dit moment iedereen thuis zit te werken betekent niet dat jij geen aandacht hoef te schenken aan je persoonlijke verzorging. Haren kammen, make-up opdoen, blijven scheren en nette kleding aantrekken behoren allemaal tot zaken die bijdragen aan een professionele uitstraling. Wanneer jij gaat videobellen zien mensen hoe je eruitziet. Dan wil je net als op je werk goed en professioneel voor de dag komen.

Tip 9: Ga niet multitasken

Ben je online in vergadering door middel van videobellen? Ga dan niet multitasken, maar focus je op het gesprek. Het is erg storend als je bijvoorbeeld een telefoontje aanneemt terwijl de rest van de vergadering dit kan horen. Is het erg dringend? Zet dan je microfoon en camera uit en schakel deze weer in op het moment dat je weer deelneemt aan de vergadering.