Het Carmel College Salland is een school voor leerlingen in Salland die voortgezet onderwijs volgen, van praktijkonderwijs tot en met gymnasium. Met 2600 leerlingen en 300 medewerkers is het Carmel College Salland een van de grotere VO-scholen van Overijssel. Over de laatste jaren is het belang van goede communicatie in het onderwijs alleen maar gegroeid. Zo ook bij deze mooie regioschool.

Leerkrachten en onderwijsondersteunend personeel werken veel met elkaar samen en krijgen een uitgebreider takenpakket. Maar ook een veranderend verwachtingspatroon van ouders doet inzien dat goede communicatieoplossingen een belangrijk kenmerk zijn van een professionele onderwijscultuur. Aan deze cultuur mogen wij als Contict een belangrijke bijdrage leveren. Wij brachten een bezoek aan het Carmel College Salland in Raalte en spraken met Anja Wessels (ICT-medewerker) over haar ervaringen met onze slimme communicatieoplossingen voor het onderwijs.

Verbindende communicatie in het onderwijs

Stichting Carmel College, de overkoepelende organisatie waarvan het Carmel College Salland onderdeel uitmaakt, is enige tijd geleden gestart met het centraliseren van de ICT-aangelegenheden. Dit is toch wel een belangrijke verandering geweest in hoe het Carmel College Salland omgaat met haar ICT-omgeving licht Anja toe:

“Doordat de ICT meer is gecentraliseerd hebben we, hier op locatie, met relatief weinig handen toch veel werk te verzetten. Dit heeft ons ertoe bewogen om bepaalde zaken zoals de complete telefonieomgeving uit te besteden aan Contict als ICT-partner. Hiermee geven wij het beheer uit handen en halen we tegelijkertijd meer kennis in huis. Zo maakten wij voorheen gebruik van het Microsoft Lync platform (nu ook wel bekend als Skype for bedrijven). Hiermee ondervonden wij ongemakken op onze receptie in het afhandelen van de telefonie. Daarnaast was er nauwelijks aanwezige kennis om problemen op te lossen. Mensen bleven bijvoorbeeld erg lang in de wacht staan, zonder dat dit voor onze receptiemedewerkers zichtbaar was. Voor de beller, maar ook voor ons is dat natuurlijk vervelend.

Bovendien moest de computer aan staan om te kunnen bellen en gesprekken aan te nemen. We hebben toen de keuze gemaakt om terug te gaan naar vaste telefoontoestellen op de bureaus, omdat dit de werkbare situatie meer ten goede kwam. Hiervoor is een Hosted-IP-telefooncentrale ingericht in de Cloud die volledig door jullie wordt onderhouden en dat scheelt ons op verschillende vlakken aanzienlijk.”

Een nieuwe receptiemodule

Iedere onderwijsorganisatie kent het wel, een grote piekbelasting op de receptie. Veel inkomende oproepen van leveranciers, ouders die kinderen ziek melden en ga zo maar door. Anja legt uit wat de grote veranderingen zijn geweest op de receptie, waar toch het meeste belverkeer plaatsvindt:

“De binnenkomende oproepen worden nu efficiënt verwerkt. Vooral bij absentiemeldingen wordt de piekbelasting goed afgehandeld. Door middel van keuzemenu’s worden oproepen doorgezet naar de betreffende afdelingen zoals havo/vwo, vmbo en praktijkonderwijs. Daar zitten medewerkers die de telefoon opnemen en meldingen direct kunnen registreren. Het kan voorkomen dat onze telefonistes te maken krijgen met een grote piek en de telefoon niet kunnen opnemen. Bijvoorbeeld na een schoolvakantie of wanneer er griep heerst. In zulke gevallen worden oproepen automatisch doorgezet naar een plek waar iemand dat wel kan.”

Altijd en overal bereikbaar op één nummer

De bereikbaarheid blijft, een belangrijk gegeven. En met het teruggaan naar vaste telefoontoestellen op het bureau is de werkbare situatie verbeterd. Maar hoe is het gesteld met de bereikbaarheid van medewerkers die niet veel op hun vaste werkplek zijn? Een belangrijk vraagstuk, aangezien lang niet iedereen meer op een vaste werkplek zit. Anja licht toe:

“Voorheen gaven we bepaalde collega’s een mobiele telefoon, maar tegenwoordig downloaden ze de applicatie I AM die is geïntegreerd met onze telefooncentrale in de Cloud. Zodoende kunnen collega’s het vaste nummer op blijven nemen met hun eigen mobiel en zijn daardoor altijd bereikbaar. Zelfs wanneer ze niet op hun werkplek zijn. Denk bijvoorbeeld aan onze facilitaire dienst die met name in en om de school werkzaam zijn en nauwelijks op hun vaste werkplek zitten. Vooral voor deze collega’s is de vast-mobiel (VaMo) integratie erg handig.”

Service en ondersteuning

Anja geeft aan dat vooral het stukje service en de ondersteuning één van de grootste veranderingen is geweest. Anja vertelt: “Wij kunnen nu gewoon snel met Contict bellen als er iets is. We hoeven niet zelf eerst lang te zoeken naar het probleem. Een probleem of incident is eenvoudig in te schieten in jullie systeem en er is altijd een bemande servicedesk bereikbaar die voor ons klaar staat om te helpen. Voorheen moesten we telkens schakelen met meerdere partijen, wat erg moeizaam verliep. Nu we dit hebben ondergebracht bij jullie heb ik bijna altijd binnen het uur een reactie en zijn we vaak direct geholpen. Dat vind ik toch echt een groot verschil en daar zijn we erg blij mee.”

Wil jij net als het Carmel College Salland gebruik gaan maken van complete communicatieoplossingen voor het onderwijs? Neem dan contact op via: 0541 – 745 100