Hartelijk, huiselijk, hulpvaardig. Dat is het motto waar het bij de Posten om draait. Een fijn en plezierig leven voor ouderen. Of je nu in een van de verpleeghuislocaties woont, in de appartementen nabij de Posten, óf in de wijk. In een wereld waarin de ontwikkelingen elkaar snel opvolgen is ook de Posten continu in beweging. Dat geldt voor al hun ambities. Op het gebied van wonen, zorg, welzijn en werken. En aan die slimme werkdag, mogen wij als Contict een bijdrage leveren.

Bij de Posten wilde men op afstand beter samenwerken, overleggen en informatie delen met collega’s, relaties en leveranciers. Videoconferencing is hiervoor dé perfecte oplossing. Wij brachten een bezoek aan de Posten en spraken Erik Neurink (coördinator ICT) over zijn ervaringen met Het Slimme Werken. Specifiek over de inrichting van hun vergaderruimte met de nieuwe Poly X50 videobar in combinatie met Microsoft Teams.

Efficiënter vergaderen tijdens Corona en daarna

We bevinden ons in een tijd waarin het op afstand samenwerken, vergaderen en informatie delen steeds meer de orde van de dag wordt. Gezien de perikelen die het coronavirus met zich meebrengt is het innoveren en plaatsonafhankelijk samenwerken binnen veel organisaties in een stroomversnelling geraakt. Erik licht toe:

“Onze kantoren bevinden zich in de verpleeghuislocatie, waar de kwetsbaarste mensen wonen. Er is ons alles aan gelegen om het coronavirus buiten de deur te houden. We nemen onze verantwoordelijkheid om 1,5 meter afstand te houden en zoveel mogelijk thuis te werken dan ook erg serieus. Maar we willen de thuiswerkers ook goed faciliteren. Dit is een van de redenen geweest om de vergaderruimtes hierop in te richten. Zodat de mensen die thuiswerken of elders zitten ook goed kunnen deelnemen aan onze vergaderingen. Daarnaast hebben we regelmatig vergaderingen met leveranciers die aan de andere kant van het land zitten. Ook qua reistijd, milieu, kosten en dergelijke zijn we op deze manier gewoon een stuk efficiënter bezig. En dat bevalt goed. Ook na de coronaperiode blijft deze manier van samenwerken van meerwaarde.”

Gebruiksvriendelijkheid is prioriteit nummer één

De gebruiksvriendelijkheid van de oplossing is vaak een belangrijke graadmeter voor succes. Mensen moeten goed met de technologie overweg kunnen. Erik licht toe:

“Gebruiksvriendelijkheid was ook voor ons één van de belangrijkste voorwaarden. De vergaderruimte moet je erg eenvoudig kunnen gebruiken. Wanneer een medewerker met weinig kennis van ICT-gebruik wil maken van de ruimte moet hij of zij de vergadering met één knop kunnen starten. Deze oplossing van Poly geeft ons de mogelijkheid om op een hele eenvoudige manier te vergaderen via Microsoft Teams. Je plant in Outlook de Teams vergadering en vinkt de vergaderruimte aan. Wanneer je dan op het afgesproken tijdstip de ruimte binnenkomt staat de vergadering al klaar op het scherm. Eén klik op de bijbehorende tablet en je start de Teams vergadering. Kortom, iedereen kan er op een simpele manier mee werken.”

Ook kwaliteit van beeld en geluid is belangrijk

Naast gebruiksvriendelijkheid mag kwalitatief goed beeld en geluid niet ontbreken. De techniek heeft hierin een enorme slag gemaakt volgens Erik: “Toen we deze uitrusting nog maar net hadden staan vroegen we geregeld tijdens videovergaderingen of mensen ons goed konden verstaan. We krijgen altijd terug dat we perfect en woordelijk te verstaan zijn. Je wilt ook gewoon weten of de kwaliteit goed is, want vroeger was dit weleens anders. Daarnaast zoomt de camera in op de persoon die aan het woord is. Dit is ook erg handig tijdens de vergadering, omdat de deelnemers die niet aan tafel zitten beter kunnen zien wie er praat.”

Een prettige samenwerking

Op de vraag hoe Erik de samenwerking heeft ervaren geeft hij een mooi antwoord: “Als wij projecten aanvliegen dan stellen we onszelf na afloop altijd de vraag: is het goed gedaan of is het goed gegaan? Ik mag met recht zeggen dat dit traject goed gedaan is. Op onze goede samenwerking en het resultaat mogen we trots zijn.”

Wil jij net als de Posten ook slimmer werken? Neem dan contact op via: 0541 – 745 100