De vakantie is in zicht en de vakantiekriebels nemen bij velen al toe. Maar wacht! Heb je wel nagedacht over hoe jij bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie? Wij weten als geen ander dat dit voor iedereen verschilt. De een wil graag op de hoogte blijven van wat er speelt en de ander wil de hele vakantie niet gestoord worden. Wat je voorkeur ook mag zijn, zorg er in elk geval voor dat je je eigen bereikbaarheid en die van je organisatie goed hebt geregeld. Wij hebben wat belangrijke zaken voor je op een rij gezet. Zo kun je deze zomer het kantoor met een gerust gevoel achter laten!

Communiceer je openingstijden en zorg voor een goede voicemail!

Het is geen verrassing dat veel organisaties tijdens de bouwvakvakantie een aanpassing in hun openingstijden hanteren. Misschien is je hele organisatie zelfs gesloten? Het is belangrijk om je klanten van tevoren op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in je bereikbaarheid tijdens de vakantieperiode. Communiceer dit via verschillende kanalen, zoals je website, sociale media en nieuwsbrieven, want het is erg vervelend als je klanten, die je graag tevreden houdt, jullie organisatie niet kunnen bereiken. 

Stel bijvoorbeeld een voicemail bericht in waarin de openingstijden van je organisatie te horen zijn. Dit is in te regelen voor het algemene hoofdnummer maar dit kan ook per medewerker of extensie aangepast worden in het geval van vakantie. Wijzigingen hiervoor kun je doorgeven via onze servicedesk. Voor klanten met HIT+ support worden hiervoor geen kosten in rekening gebracht. Zorg er wel voor dat je de wijziging tijdig aan ons door geeft.

Laat Outlook het werk doen

Wil je tijdens je vakantie e-mail ontvangen? Dit verschilt per persoon. Zorg er in ieder geval voor dat je een ‘out of office’ assistent voor je laat werken. Zo laat jij mensen die je proberen te contacteren weten wanneer ze een reactie mogen verwachten. Houdt de informatie inhoudelijk, persoonlijk én servicegericht. Zoals; “Wegens afwezigheid van  7 tot en met 25 augustus kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden. Om u van dienst te kunnen zijn kunt u contact opnemen met mijn collega ………. via tel. nummer …………. of per e-mail ……………”. Ben jij regelmatig ontvanger van e-mails die niet kunnen wachten? Zorg er dan voor dat je mail staat doorgeschakeld naar een collega.

Regel een gatekeeper en instrueer de achterblijvers

Een gatekeeper treedt op als je vervanger. Dit is echter niet voor iedereen een optie. Wil je hier wel gebruik van maken omdat jij misschien voor een langere periode afwezig bent? Zorg er dan voor dat je ruim van tevoren begint met het inwerken van je gatekeeper. Het is erg belangrijk dat hij/zij goed weet wat jouw werkzaamheden zijn. Verwijs in je ‘out of office’ assistent dan ook bij voorkeur door naar deze persoon. Het kan in je voordeel werken, daar je minder wordt ‘lastiggevallen’ tijdens jouw vakantie. Zorg hierin wel voor een goede voorbereiding en maak duidelijke afspraken in wat wel en niet opgevolgd hoeft te worden. Zo loopt de werkdruk bij diegenen die op kantoor blijven niet de spuigaten uit.

Zorg voor toegang tot je bedrijfsbestanden, mocht het nodig zijn

Het kan voorkomen dat jij op afstand toch over bepaalde bedrijfsbestanden moet beschikken. Ook dan zijn er manieren waarmee je óók in het buitenland op een veilige manier bij al je bestanden kunt. Wat heb je hiervoor nodig? Een device, werkend internet, een Cloud werkplek en wellicht een token om veilig in te loggen. Uiteraard is werken op vakantie niet het eerste waar je aan denkt, maar in sommige functies kan het voorkomen of zelfs noodzakelijk zijn om je bereikbaarheid en paraatheid van informatie op orde te hebben.

Regisseer je eigen vakantie

Heb je meerdere telefoonnummers voor zakelijk en privé? Zorg er dan voor dat je een bereikbaarheidsapplicatie hebt geïnstalleerd. Dit geeft je de mogelijkheid om de kantoortelefoon die staat doorgeschakeld naar je mobiele telefoon te bedienen. Zo hebben onze eigen klanten door middel van een applicatie de mogelijkheid om per nummer hun bereikbaarheid in te stellen. Op deze manier kunnen zij hun eigen bereikbaarheid tot in de puntjes regisseren. Zie het als een soort van persoonlijke afstandsbediening die staat geïnstalleerd op je mobiele telefoon die je gebruikt om je bereikbaarheid in te regelen.

Hoe je ook bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie, onthoud dat je vakantie de tijd is om je batterij weer even helemaal op te laden. Zo ben je na je vakantie weer helemaal fris, scherp en presteer je alleen maar beter. Namens het hele team van Contict wensen wij iedereen alvast een hele fijne vakantie toe!