Nieuws

Vakantietijd! Hoe is jouw organisatie bereikbaar?

Vakantietijd! Hoe is jouw organisatie bereikbaar?
6
min

De vakantie is in zicht en de vakantiekriebels nemen bij velen al toe. Maar wacht! Heb je wel nagedacht over hoe jij bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie? Wij weten als geen ander dat dit voor iedereen verschilt. De een wil graag op de hoogte blijven van wat er speelt en de ander wil de hele vakantie niet gestoord worden. Wat je voorkeur ook moge zijn, zorg er in ieder geval voor dat je je eigen bereikbaarheid en die van je organisatie goed hebt geregeld. Wij hebben wat belangrijke zaken voor je op een rij gezet. Zo kun je deze zomer het kantoor met een gerust gevoel achter laten!

Communiceer je openingstijden en zorg voor een goede voicemail!

Het is geen verassing dat veel organisaties tijdens de bouwvak vakantie een aanpassing in hun openingstijden hanteren. Misschien is je hele organisatie zelfs gesloten? Het is hierin wel erg belangrijk dit te communiceren richting de mensen die je bellen. Want het is erg vervelend als je klanten, die je graag tevreden houdt, helemaal niemand aan de lijn krijgen. Stel bijvoorbeeld een voicemailbericht in waarin de openingstijden van je organisatie te horen zijn. Dit is in te regelen voor het algemene hoofdnummer maar dit kan ook per medewerker of extensie aangepast worden in het geval van vakantie.

Bij Contict maken wij gebruik van een speciale ‘vakantie voicemail’. Na afloop van het voicemailbericht van diegene die op vakantie is kan je worden doorgeschakeld naar een van onze beschikbare medewerkers. Op deze manier ben je toch op de hoogte gebracht van de afwezigheid van de betreffende collega die je probeerde te  bellen, maar wordt je ook direct verder geholpen dankzij de juiste instellingen.

Laat Outlook het werk doen.

Wil je tijdens je vakantie mail ontvangen? Dit verschilt per persoon. Zorg er in ieder geval voor dat je een ‘out of office’ assistent voor je laat werken. Zo laat jij mensen die je proberen te contacteren weten wanneer ze een reactie mogen verwachten. Houdt de informatie inhoudelijk, persoonlijk én servicegericht. Zoals; “Wegens afwezigheid van 29 tot 16 augustus kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden. Om u van dienst te kunnen zijn kunt u contact opnemen met mijn collega ………. via tel. nummer …………. of per e-mail ……………”. Ben jij regelmatig ontvanger van mails die niet kunnen wachten? Zorg er dan voor dat je mail staat doorgeschakeld naar een collega.

Regel een gatekeeper en instrueer de achterblijvers.

Een gatekeeper treed op als je vervanger. Dit is echter niet voor iedereen een optie. Wil je hier wel gebruik van maken omdat jij misschien voor een langere periode afwezig bent? Zorg er dan voor dat je ruim van tevoren begint met het inwerken van je gatekeeper. Het is erg belangrijk dat hij/zij goed weet wat jouw werkzaamheden zijn. Verwijs in je ‘out of office’ assistent dan ook bij voorkeur door naar deze persoon. Het kan in je voordeel werken, daar je minder wordt ‘lastig gevallen’ tijdens jouw vakantie. Zorg hierin wel voor een goede voorbereiding en maak duidelijke afspraken in wat wel en niet opgevolgd hoeft te worden. Zo loopt de werkdruk bij diegenen die op kantoor blijven niet de spuigaten uit.

Zorg voor toegang tot je bedrijfsbestanden, mocht het nodig zijn.

Het kan voorkomen dat jij op afstand toch over bepaalde bedrijfsbestanden moet beschikken. Ook dan zijn er manieren waarmee je óók in het buitenland op een veilige manier bij al je bestanden kunt. Wat heb je hiervoor nodig? Een device, werkend internet, een cloud office werkplek en een token om veilig in te loggen. Uiteraard is werken op vakantie niet het eerste waar je aan denkt, maar in sommige functies kan het voorkomen of zelfs noodzakelijk zijn om je bereikbaarheid en paraatheid van informatie op orde te hebben.

Regisseer je eigen vakantie.

Heb je meerdere telefoonnummers voor zakelijk en privé? Zorg er dan voor dat je een bereikbaarheidsapplicatie hebt geïnstalleerd. Dit geeft je de mogelijkheid om de kantoortelefoon die staat doorgeschakeld naar je mobiele telefoon te bedienen. Zo hebben onze eigen klanten door middel van een applicatie de mogelijkheid om per nummer hun bereikbaarheid in te stellen. Op deze manier kunnen zij hun eigen bereikbaarheid tot in de puntjes regisseren. Zie het als een soort van persoonlijke afstandsbediening die staat geïnstalleerd op je mobiele telefoon die je gebruikt om je bereikbaarheid in te regelen.

Hoe je ook bereikbaar wilt zijn tijdens je vakantie, onthoud dat je vakantie de tijd is om je batterij weer even helemaal op te laden. Zo ben je na je vakantie weer helemaal fris, scherp en presteer je alleen maar beter. Namens het hele team van Contict wensen wij iedereen een hele fijne vakantie toe!

Contict
Geschreven door
Contict

Hoe wil jij bereikbaar zijn?

Iedereen heeft andere behoeftes als het gaat om het optimaliseren van bedrijfsprocessen, maar ook op de manier dat medewerkers graag willen werken. Laten we samen op zoek gaan naar een oplossing die past bij jouw organisatie. Je kunt gemakkelijk een afspraak maken of bellen met ons via de knop hiernaast.

Marcel Tijink

Marcel Tijink

Accountmanager