scroll
Online Effectief samenwerken met Microsoft Teams. Hoe doe ik dat?
Misschien heb jij je dit al eens afgevraagd: effectief samenwerken met mijn team op afstand, hoe doe ik dat? Een terechte vraag aangezien het applicatielandschap elke dag groeit en je door de bomen het bos soms niet meer ziet. Een applicatie waar wij erg enthousiast over zijn is Microsoft Teams. Microsoft Teams is een werkruimte met geïntegreerde chatfunctie in Office 365. Speciaal ontwikkeld om samenwerking en groepswerk eenvoudiger en efficiënter te maken.
Deze smartpaper is voor jou, als jij nieuwsgierig bent hoe Microsoft Teams kan bijdragen aan de werkprocessen én hoe deze tool ervoor kan zorgen dat jij en jouw collega’s alles uit jullie werkdag kunnen halen.
Je leest het in deze smartpaper!
De online vergadering en onze werkdag: het is een match made in heaven. Online vergaderingen zijn dan ook bijna niet meer uit het bedrijfsleven weg te denken.
Toch maken nog veel organisaties, uit verschillende branches, er weinig tot geen gebruik van. Maar nu steeds meer mensen (noodgedwongen) flexibel en op afstand werken, is op afstand vergaderen een uitkomst. En Teams is daar de perfecte oplossing voor.
Maar wat zijn nu precies de voordelen van online vergaderen? We zetten de belangrijkste voordelen van online vergaderen met Teams graag even voor je op een rij.
Je bespaart energie en reistijd
Medewerkers die graag thuis of onderweg werken, bijvoorbeeld in de trein, hoeven dankzij Teams niet naar kantoor te komen voor een meeting. Die meeting vindt gewoon online plaats, en dat scheelt veel energie en reistijd. Ook is online vergaderen met Teams erg gemakkelijk. Er zijn speciaal ingerichte vergaderruimtes, voorzien van goede schermen en camera’s die zó staan opgesteld dat het net is alsof alle deelnemers op één locatie aanwezig zijn en samen aan de vergadertafel zitten. Terwijl iedereen uit je team zich toch echt op een andere locatie bevindt.
Je bereidt vergaderingen gemakkelijker en sneller voor
Het kan lastig zijn om vergaderingen voor te bereiden. De agenda voor de eerstvolgende vergadering staat in de ene e-mail, de overeengekomen acties uit de vorige weer in een andere. Het is vast herkenbaar. En waar is die ene mail gebleven die je moest bekijken vóór de vergadering?
Al dat gezoek kost tijd – en veel ook. Teams neemt deze tijd voor je weg. Zodra je de vergadering in Teams hebt gemaakt kun je met de andere deelnemers over de vastgestelde agenda chatten en relevante bestanden delen.
Ook kun je taken van deelnemers bijhouden en notities maken. Wist je trouwens dat je met Teams ook gemakkelijk samenwerkt met personen buiten je organisatie? Teams is daarmee ook interessant voor organisaties die veel met externe partijen werken.
Je bent productiever
In Teams kunnen alle deelnemers aan de vergadering hun scherm delen, en daardoor krijgt de productiviteit van de vergadering een boost. Deelnemers kunnen namelijk direct opmerkingen en feedback delen.
Er bestaat niet langer verwarring over het te bekijken document of de versie. Of je nu met drie personen of met honderd personen bent, Teams leent zich uitstekend voor online vergaderen.
De werkplek van vandaag wordt aangedreven door teamwork. Met de juiste tools worden teams productiever, winstgevender en meer betrokken. Onderzoek uitgevoerd door Microsoft geeft enkele interessante resultaten.
17%
stijging zichtbaar in de productiviteit
Het centraliseren van alle communicatie en informatie zorgt voor minder uit te voeren handelingen.
20%
Toename op het gebied van sales
Door een hogere productiviteit krijgen verkoopcijfers een boost.
21%
Hoger netto bedrijfsresultaat
Het stimuleren van de productiviteit en sales heeft een positieve werking op het bedrijfsresultaat.
Natuurlijk kun je veel meer dan alleen online vergaderen, al is dat wel een zeer handige functionaliteit. Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365, wat betekent dat je alle Microsoft-bestanden met anderen kunt delen. Denk aan programma’s als PowerPoint, OneNote, Power BI, Word én Excel. Ook de functionaliteiten binnen deze oplossingen zijn met enkele klikken binnen handbereik en op starten in Teams.
Chatten
Het is niet voor niets dat WhatsApp de afgelopen jaren een enorme vlucht heeft genomen: chatten gaat snel en is erg gebruiksvriendelijk. Ook Teams beschikt over een chatfunctie, zodat je razendsnel en gemakkelijk met andere mensen kunt communiceren. Deze chatfunctie heeft als bijkomend voordeel dat het voor een reductie in het aantal e-mails zorgt. Een appje is immers zo verstuurd. Binnen teams kun je aan je chats ook taken koppelen die weergegeven worden in een to do list. Jij houdt eenvoudig overzicht in je taken.
Bestanden delen
Een taak overdragen aan een collega, bestellijsten bijhouden, informatie en documenten delen over jouw organisatie, collega’s uitnodigen voor een borrel, roosters plannen en ga zo maar door. Hoe fijn zou het zijn als dat allemaal op één plek kan? In Teams kun je bestanden delen en gezamenlijk bewerken. Op basis van versiebeheer houdt Teams alle gemaakte aanpassingen bij.
Nuttige apps toevoegen
Het gebruik van apps door medewerkers om sneller en efficiënter te werken is niet te stoppen. Het is goed om als organisatie open te staan voor deze apps, zeker als toevoeging op Teams. Denk aan Microsoft Planner (om projectmatig te werken) of Power BI (om in één oogopslag zicht te hebben op belangrijke informatie, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen). Daarnaast is het verstandig om regelmatig met medewerkers om tafel te gaan om te evalueren welke apps ze gebruiken.
Gebruikers toevoegen of verwijderen
Nieuwe medewerkers toegang geven tot de juiste schijven, documenten en communicatiestromen: voor jouw ICT-manager kan dit een omslachtige aangelegenheid zijn. En het kan handiger, sneller en overzichtelijker. Als je met Teams en Office 365 werkt, dan hoef je nieuwe gebruikers nog maar op één plek toe te voegen. De nieuwe gebruiker wordt namelijk lid van een groep, waarmee hij of zij in één keer toegang krijgt tot de juiste documenten, bestanden en andere benodigde informatie.
En zo gemakkelijk als het is om een nieuwe gebruiker toe te voegen, zo eenvoudig is het ook om een gebruiker te verwijderen. Als de gebruiker geen lid meer is van een groep, heeft hij of zij direct geen toegang meer tot schijven, documenten, e-mail en alle andere informatie. Wel zo handig en vooral: erg veilig.
Teams geeft een flinke boost aan de cultuur van samenwerken in jouw organisatie, maar het vereist wel een goede samenwerking bij de implementatie. ‘We moeten wel draagvlak hebben’ is een uitspraak die we vaak horen. Ook jij zit hier misschien wel mee in je maag. Want hoe zorg je ervoor dat dit een succes wordt?
Laat meerwaarde zien
Ga er in eerste instantie vanuit dat je medewerkers niet zitten te wachten op verandering. Daarom is het belangrijk dat je hen laat zien wat de meerwaarde is van Microsoft Teams.
Start een pilot
Laat je meest belangrijke gebruikers eens kennismaken met Teams. Laat hen diverse praktische zaken binnen hun dagelijkse werkzaamheden inzichtelijk maken in Teams. Waar liggen de knelpunten? Zo helpen zij jou om antwoord te formuleren op deze vraag. Het kan zijn dat je een boost ziet in efficiëntie, maar het kan ook zijn dat de mensen binnen jouw organisatie nog te veel zoekende zijn. Je komt hier maar op één manier achter. Start een pilot en kijk wat wel en wat niet werkt.
Neem je gebruikers mee
Collega’s op de hoogte houden van de implementatie van Teams binnen je organisatie is essentieel. Een goede communicatie is hierin erg belangrijk. Maak de gebruikers, juist diegenen die nog geen onderdeel zijn van de pilot, nieuwsgierig naar meer. Dat doe je bijvoorbeeld door eens of meerdere keren per week een update te versturen met video’s over Teams. In die video’s laat je de progressie zien die de pilotgroep maakt. Jouw organisatie is bezig met een nieuwe manier van werken, dus maak er een feestje van waaraan mensen willen deelnemen. Maar vergeet ook niet om je oren open te houden voor feedback.
Als Microsoft direct partner helpen we jouw organisatie die efficiëntieslag te behalen. Microsoft Teams gaat je daarbij helpen. Wij ondersteune je op het gebied van training, implementatie en licenties.
Als ervaren ICT-experts herkennen wij veelvoorkomende problemen en knelpunten. Natuurlijk is het erg belangrijk om een goede analyse te maken van de huidige situatie binnen jouw organisatie. Zo kunnen wij alle slimme functionaliteiten van Teams goed laten aansluiten op de specifieke wensen en behoeften in jouw organisatie. En dan kunnen wij je écht helpen met het realiseren van je ideale werkdag.
Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie of om eens geheel vrijblijvend kennis te maken.
Bel: 0541 74 51 50 of mail: j.jaspers@contict.nl
Nog niet op zoek naar een nieuwe baan? Maar spreekt Contict of een van onze vacatures je aan? Dat snappen we helemaal!
Komt eerst vrijblijvend een kop koffie drinken en leer onze organisatie en de mensen kennen. Laat hiernaast je gegevens achter, dan nemen we snel contact met je op. De koffie staat voor je klaar.
Met vriendelijke groet,
Michelle (HR adviseur)