scroll
Nieuws

Microsoft introduceert “gedeelde kanalen” in Teams

Microsoft introduceert “gedeelde kanalen” in Teams
7
min

Gedeelde kanalen zijn een nieuw soort kanalen die je kunt toevoegen aan een Team in Microsoft Teams. Dit maakt het makkelijker om samen te werken met interne en/of externe personen. Door personen toe te voegen aan een gedeeld kanaal, krijgen zij toegang tot alleen de informatie in dát kanaal. Het voordeel is dat je gericht informatie kunt delen, zonder personen toegang te moeten verlenen tot het hele Team.

Toegang tot informatie wordt nu nog grotendeels bepaald op Teamniveau

Tot nu toe kan je twee soorten kanalen toevoegen in Teams:

  • Standaard kanalen zijn toegankelijk voor alle leden in het Team
  • Privé kanalen zijn alleen toegankelijk voor enkele leden in het Team

De toegang tot informatie in een Team wordt daarom nog grotendeels bepaald op Teamniveau. Je voegt bepaalde personen toe aan een Team en vervolgens krijgen zij toegang tot alle informatie in dat Team, met uitzondering van de informatie in privé-kanalen. Veel mensen vinden dit onhandig (samen)werken. Soms wil je namelijk slechts bepaalde informatie met anderen delen, zonder die persoon direct aan het hele Team toe te moeten voegen.

Een goed voorbeeld hiervan is het delen van informatie met collega’s van een andere afdeling. Veel organisaties hebben Teams aangemaakt voor de verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Zo kunnen collega’s van een bepaalde afdeling (bijvoorbeeld: Administratie) makkelijk met elkaar samenwerken. Het wordt echter lastig zodra zij informatie willen delen met collega’s van een andere afdeling
(bijvoorbeeld: Verkoop).

In zo’n geval zou je de collega’s van de andere afdeling (Verkoop) willen toevoegen aan een privé-kanaal in het Team Administratie. In Microsoft Teams kan je op dit moment echter geen personen toevoegen aan een privé-kanaal als zij geen lid zijn van het Team (Administratie). Je moet de collega van de afdeling Verkoop toevoegen aan het hele Team Administratie. Wil je dit niet, dan moet je op zoek naar een ander middel (bijvoorbeeld email) of een nieuw Team aanmaken met de collega’s van de afdeling Verkoop.

Microsoft heeft veel meldingen gekregen van organisaties die deze toegang op Teamniveau niet handig vinden. Onder andere om deze reden heeft Microsoft “gedeelde kanalen” ontwikkeld.

Samenwerken met externen betekent nu nog veel schakelen tussen omgevingen

Een andere reden waarom Microsoft gedeelde kanalen heeft ontwikkeld, is omdat het samenwerken met externen in Microsoft Teams vrij omslachtig werkt. Als je wordt toegevoegd in een Team van een andere organisatie, dan moet je namelijk schakelen van jouw eigen Microsoft-omgeving naar die van de organisatie waar jij aan een Team bent toegevoegd. Zodra je bent overgeschakeld naar de omgeving van die andere organisatie, zie je de activiteiten of meldingen in jouw eigen Microsoft-omgeving niet meer. Pas wanneer je terugschakelt naar jouw eigen Microsoft-omgeving, zie je de (gemiste)activiteiten in het  Team van jouw organisatie.

Als je in veel verschillende Microsoft-omgevingen werkt, ben je daarom continu aan het schakelen tussen omgevingen om te controleren of je geen activiteiten hebt gemist. Vooral consultants, partners of leveranciers die veel met verschillende organisaties samenwerken in Teams, vinden dit niet prettig.

Gedeelde kanalen maakt samenwerken met interne en/of externe personen makkelijker

De oplossing voor deze uitdagingen is de introductie van gedeelde kanalen (Shared Channels). Deze nieuwe soort kanalen kan je binnenkort naast de standaard en privé-kanalen gebruiken.

  • Gedeelde kanalen zijn toegankelijk voor personen of teams die jij opgeeft. Dit kunnen zowel interne als externe personen zijn en dit kunnen zowel personen zijn die lid zijn van het Team, als personen die géén lid zijn van het Team. Je kunt ook andere teams toevoegen aan een gedeeld kanaal, bijvoorbeeld Team Verkoop.

Personen of Teams die je toevoegt aan een gedeeld kanaal, kunnen in dát kanaal berichten versturen, bestanden delen en applicaties gebruiken, maar zij kunnen de andere kanalen in het Team niet zien. Het voordeel daarvan is dat je gericht informatie kunt delen, zonder personen toegang te moeten geven tot het hele Team.

Daarnaast verschijnen gedeelde kanalen in het Teams-overzicht van alle personen die zijn toegevoegd aan het gedeelde kanaal. Externen hoeven daarom niet meer te schakelen tussen verschillende Microsoft-omgevingen. Het gedeelde kanaal van een Team binnen een andere organisatie verschijnt simpelweg in het Teams-overzicht van hun eigen organisatie:

Microsoft introduceert deze nieuwe functie vanaf eind maart en verwacht dat begin april iedereen gedeelde kanalen kan gebruiken. Zodra de functie beschikbaar is delen wij meer informatie over hoe je gedeelde kanalen kunt toevoegen, hoe je interne en/of externe personen kunt uitnodigen en hoe dit eruit ziet in je Teams overzicht.

*Let op: Een voorwaarde voor het samenwerken met externen in gedeelde kanalen is dat jouw organisatie dit toestaat.

Contict
Geschreven door
Contict

Weten wat onze oplossingen voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Ben jij benieuwd naar de oplossingen van Contict en wil jij weten welke mogelijkheden wij jouw organisatie kunnen bieden?

Neem dan contact met ons op via de button hiernaast!

Contict

Contict

Het Slimme Werken

Eerst een kop koffie drinken met ons? Kijk daarna zelf of je wilt solliciteren.

Nog niet op zoek naar een nieuwe baan? Maar spreekt Contict en een van onze vacatures je toch aan? Dat snappen we helemaal!

 

Komt eerst vrijblijvend een kop koffie drinken en leer onze organisatie en de mensen kennen. Laat hiernaast je gegevens achter, dan nemen we snel contact met je op. De koffie staat klaar!

 

 

Met vriendelijke groet,

Het Contict team.

Adviesgesprek aanvragen

Laat hieronder je gegevens achter. We nemen spoedig contact met je op.

Heb jij interesse in een training op maat?

Vul hieronder je gegevens in en we nemen binnen 24 uur contact met je op om te overleggen.