Farm Food produceert natuurlijke hondenvoeding, vrij van kunstmatige geurstoffen, kleurstoffen en smaakstoffen. Eind 2022 klopte Farm Food bij ons aan met een vraag over Microsoft Teams. Zij gebruikten deze applicatie sinds de coronapandemie voor communicatie en samenwerking, maar liepen tegen een aantal uitdagingen aan. In deze blog delen we hun uitdagingen en lichten we toe hoe wij Farm Food hebben geholpen om gestructureerd samen te werken in SharePoint en Microsoft Teams.

Wildgroei van Teams en Kanalen

Farm Food gebruikt Microsoft Teams sinds de eerste lockdown in maart 2020. Teams ontstonden op een organische wijze en er waren geen werkafspraken opgesteld. Na verloop van tijd ontstond er wildgroei in de Teams-omgeving. Medewerkers waren veel tijd kwijt aan het zoeken van informatie en berichten. Farm Food vroeg zich daarom af of Microsoft Teams wel de juiste applicatie voor hen was en vroeg ons advies over een juiste inrichting en werkwijze.

Inventarisatie Teams- en SharePoint structuur

In november 2022 startten we daarom met een inventarisatie. Onze ICT-consultant Maike Tonnema bedacht samen met Michiel de Weerd (Directie), Norbert Went (Supply chain manager) en Edwin Damer (Kwaliteit coördinator) een nieuwe structuur voor Microsoft 365 binnen Farm Food. Het bleek handig om SharePointsites aan te maken voor de afdelingen en Teams voor de projectteams binnen Farm Food.

Toen dit eenmaal helder was, ontstond de vraag: “Hoe gaan we dan van de huidige, vervuilde Teams-omgeving naar deze nieuwe inrichting?” Michiel verzocht ons daarom ook te helpen bij de implementatie van Teams en SharePoint binnen de organisatie.

Implementatie binnen Farm Food

“Het doel van het project was in eerste instantie niet heel duidelijk voor onszelf. Maike heeft heel goed en praktisch meegedacht en dat werkte voor ons”, vertelt Edwin. “We stelden key users aan per afdeling: we vroegen hen hoe zij nu (samen)werken, wat daar prettig in verloopt of wat zij graag anders zouden willen. Op basis van hun antwoorden besloten we welke Microsoft 365-applicaties nuttig voor hen zijn en op welke manier deze ingericht moesten worden”.

SharePoint intranet

Hoewel nog niet bekend bij aanvang van het project, bleek er behoefte aan een intranet binnen Farm Food. “Medewerkers hadden behoefte aan een document management systeem dat als prettig en logisch wordt ervaren. Ze wilden minder ‘ruis’ zien dan in de huidige Teams-omgeving”, licht Michiel toe.

“We hebben daarom een SharePoint intranet ingericht van waaruit medewerkers kunnen navigeren naar de informatie of applicatie die zij op dat moment nodig hebben,” legt Maike uit. “Op de startpagina vinden medewerkers informatie over het bedrijf, de HR-informatie en het KAM-handboek. Ook kunnen zij gemakkelijk doorklikken naar een andere applicatie of naar de SharePointsite van hun afdeling. Ze zien alleen de afdelingen waar zij zelf toegang toe hebben”.

Begeleiding vanuit Contict

Farm Food is enthousiast over de begeleiding die zij kregen tijdens het project. Norbert vertelt: “Voor ons was het een interne les dat er één projectmanager is die de kar trekt, want wij verloren af en toe de controle. Dan was Maike degene die de controle weer pakte”. Edwin sluit zich daarbij aan: “Maike heeft heel goed gekeken en alles wat ze deed ook uitgewerkt, duidelijke afspraken gemaakt en vastgelegd”.

Hoe nu verder?

“Ik merk dat mensen de nieuwe werkwijze geaccepteerd hebben, maar het soms nog niet helemaal begrijpen. Dan vluchten ze terug naar een oude werkwijze. Daar moeten we wel scherp op blijven. Het is goed om over drie of vier maanden als projectteam en key-users een evaluatiemoment te hebben. Alles doorlopen en kijken wat er goed gaat en wat nog beter kan”, zegt Norbert.  Edwin is het daar mee eens: “We moeten er nu mee aan het werk gaan, structuur blijven houden en mensen daarin volgen en begeleiden”. Michiel vult aan: “Het valt op dat de medewerkers die zichzelf inschatten als ‘digi-beet’ heel vlot met de SharePoint-werkwijze leren werken. Over het algemeen wordt het delen van bestanden met een link en het samenwerken in Office-bestanden (in plaats van het ‘oude’, als bijlage in een e-mail) als zeer prettig en elegant ervaren”. Als zij ondersteuning willen, melden zij zich zeker bij Contict.

Herken jij de uitdagingen van Farm Food en ben je benieuwd hoe jullie structuur kunnen aanbrengen in de Microsoft 365 inrichting of werkwijze? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!