Gedeelde kanalen toevoegen en gebruiken in Teams

Gedeelde kanalen in Microsoft Teams

In dit artikel leggen wij je uit hoe je (binnenkort) gedeelde kanalen kunt toevoegen aan een Team in Microsoft Teams en hoe je daar personen of Teams aan kunt toevoegen. Gedeelde kanalen zijn een nieuw soort kanaal binnen Microsoft Teams. Door personen toe te voegen aan een gedeeld kanaal krijgen zij toegang tot alleen de informatie in dát kanaal. In een vorige blog hebben we beschreven waarom Microsoft met deze update komt. In deze video laten we zien hoe de nieuwe functie eruit ziet en hoe je het straks kunt gebruiken.

Een gedeeld kanaal maken

Zodra gedeelde kanalen beschikbaar zijn voor iedereen, kan je deze toevoegen aan een Team als je eigenaar bent van dat Team:

1.  Klik daarvoor op de drie puntjes achter de naam van het Team
2.  Klik op “Kanaal toevoegen”
3.  Je kunt nu onder “Privacy” kiezen voor “Gedeeld”
4.  Geef het kanaal een naam, bijvoorbeeld “Klantcommunicatie”
5.  Voeg eventueel een beschrijving toe
6.  Je kunt ervoor kiezen om het kanaal te delen met iedereen in het Team of niet. Ik laat dit nu aanstaan, zodat iedereen in het Team ook in het gedeelde kanaal kan werken
7.  Klik onderaan op “Maken”
8.  Je kunt nu personen of Teams toevoegen aan het gedeelde kanaal. Dit kunnen personen of Teams zijn binnen jouw organisatie of, als dit zo is ingesteld, ook buiten jouw organisatie.

Mogelijkheden binnen gedeelde kanalen

In gedeelde kanalen kan je hetzelfde doen als in privé kanalen. Je kunt berichten versturen, bestanden delen en extra applicaties toevoegen door te klikken op het “+”-teken. Net als bij privé kanalen kan je op dit moment helaas nog geen Planner of Forms gebruiken in een gedeeld kanaal. Of dit later nog mogelijk wordt is onbekend.
Let erop dat het samenwerken met externen in een gedeeld kanaal toegestaan moet worden door jouw organisatie én door de organisatie waarmee je wilt samenwerken.

Een gedeeld kanalen delen met personen en/of Teams

De persoon die het gedeelde kanaal aanmaakt is automatisch de eigenaar van het gedeelde kanaal. Daarnaast kan je extra personen eigenaar maken van het gedeelde kanaal. Zij kunnen personen toevoegen aan het gedeelde kanaal door op de drie puntjes achter de naam van het gedeelde kanaal te klikken en vervolgens op “Kanaal delen”. Je kunt het kanaal delen met personen, met een Team of met een eigen Team.

• Als je kiest voor “Met personen”, dan kan je de naam typen van een persoon in jouw organisatie of het e-mailadres van een persoon buiten jouw organisatie. Je kunt daarna kiezen of de persoon lid of eigenaar moet worden van het gedeelde kanaal. De persoon die je uitnodigt ontvangt een melding onder “Activiteit” en ziet het Team en het gedeelde kanaal in het eigen Teams-overzicht verschijnen. De persoon ziet alleen het kanaal wat je met hem of haar hebt gedeeld; niet de rest van de kanalen in het Team.
• Als je kiest voor “Met een Team”, dan kan je de naam typen van een persoon in jouw organisatie die eigenaar is van een Team. Ook kan je het e-mailadres typen van een persoon buiten jouw organisatie die eigenaar is van een Team in zijn of haar organisatie. Deze persoon accepteert de uitnodiging namens het hele Team. Hij of zij ontvangt dan een melding onder “Activiteit”. Zij kunnen kiezen om de uitnodiging te accepteren of af te wijzen. Als ze klikken op “Accepteren” dan kunnen zij kiezen welk Team zij willen toevoegen aan het gedeelde kanaal. Dit kan alleen voor Teams waarvan zij Team-eigenaar zijn. Degene die de uitnodiging had verzonden ontvangt nog een notificatie dat de persoon de uitnodiging heeft geaccepteerd en dat hij of zij een bepaald Team heeft toegevoegd aan het gedeelde kanaal. Je kunt dan de aanvraag nog “Goedkeuren” of “Afwijzen”. Als je de aanvraag goedkeurt worden alle leden van het Team dat zij hebben gekozen toegevoegd aan het gedeelde kanaal.
• Als je kiest voor “Met een eigen Team”, dan kan je een Team uitnodigen waarvan jij zelf de eigenaar bent. Zodra je een Team hebt gekozen worden alle leden van dat Team aan het gedeelde kanaal toegevoegd.

Toegang controleren of verwijderen

Eigenaren van het gedeelde kanaal kunnen controleren welke personen of Teams zijn toegevoegd aan het kanaal door op de drie puntjes achter de naam van het kanaal te klikken en vervolgens te klikken op “Kanaal beheren”. Hier zie je een overzicht van de eigenaren van het kanaal, de leden van het kanaal en de Teams die zijn toegevoegd aan het kanaal. Als je een persoon of Team uit het kanaal wilt verwijderen kan je hier op het kruisje klikken.

Ben je benieuwd geworden naar gedeelde kanalen, maar zou je wel wat hulp willen bij het inrichten van Microsoft Teams binnen jouw organisatie? Dan helpen wij je daar uiteraard graag bij. Op basis van jullie organisatiestructuur, werkwijze en behoeften bepalen we samen welke Teams of kanalen jullie het beste kunnen gebruiken.