scroll
Slimme communicatie oplossingen voor het onderwijs: waar begin je?
De technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren hebben invloed op alle branches. Voor het onderwijs is dit niet anders. Zo is het anno 2019 bijvoorbeeld een vanzelfsprekendheid dat je onderwijsinstelling altijd bereikbaar is. Maak je nog gebruik van een traditionele communicatieoplossing? Dan weet je niet hoeveel oproepen en belangrijke boodschappen van ouders je hebt gemist. Of je überhaupt een telefoontje hebt gemist. Telefoontjes met belangrijke informatie die van invloed kunnen zijn op de werkdag van leraren en het onderwijsondersteunend personeel.
Contict heeft veel ervaring met complete communicatieoplossingen voor het onderwijs. Van kleine tot grote scholengemeenschappen met meerdere dependances. Met welke verschillende oplossingen wij jouw onderwijsorganisatie kunnen helpen om slimmer en efficiënter te communiceren, informeren en alarmeren?
Je leest het in deze smartpaper!
De bereikbaarheid kan de effectiviteit en professionaliteit van jouw onderwijsorganisatie maken of kraken. Want wat als ouders hun kind niet kunnen afmelden voor school? Of als leveranciers je niet kunnen bereiken over een levering van nieuw lesmateriaal? Zoals je begrijpt heeft dit allerlei gevolgen voor de werkdag van jou en je collega’s. Gevolgen die je gemakkelijk kunt voorkomen door je niet te laten beperken door een traditionele en inflexibele telefooncentrale. Het betere alternatief is Hosted VoIP, en dit is ook zeker beschikbaar voor het onderwijs. Met Hosted VoIP kunnen al jouw medewerkers zakelijk bellen via één slimme telefonie centrale in de cloud. Je belt over een computernetwerk, zoals het internet, waardoor analoge telefoonlijnen (PTSN) of digitale telefoonlijnen (ISDN) niet langer nodig zijn. Dit levert jouw onderwijsinstelling de volgende voordelen op:
Ga je als scholengemeenschap fuseren, groeit het aantal leerlingen of moet er een locatie sluiten? Met Hosted VoIP beschik je over een flexibele communicatieoplossing die schaalbaar is en meegroeit of -krimpt met de grootte van je organisatie.
Je beschikt over alle functionaliteiten zoals je gewend bent bij een PABX telefooncentrale, inclusief diverse extra mogelijkheden die naar wens zijn in te richten.
Vooral binnen het onderwijs is het belangrijk dat er efficiënt wordt omgegaan met budgetten. Hosted VoIP resulteert in behoorlijke kostenbesparingen op het gebied van belkosten, infrastructuur, onderhoud et cetera.
Wij weten dat de keuze voor een nieuwe telefonieomgeving op veel meer gebaseerd moet zijn dan op basis van alleen kosten. Gelukkig zijn er nog meer belangrijkere voordelen te noemen om over te stappen van een traditionele telefonie-omgeving naar een Hosted VoIP-oplossing. Deze oplossing kent namelijk nog veel meer slimme en effectieve functionaliteiten die jou en je collega’s helpen efficiënter met elkaar te communiceren.
Flexibiliteit
Hosted VoIP is zeer schaalbaar en flexibel. Je hebt niet langer te maken met de beperkingen van een traditionele telefonieomgeving. Hosted VoIP is namelijk snel uit te breiden, te verhuizen, te verkleinen of over meerdere vestigingen te verspreiden. Dit heeft als resultaat dat je met het traditionele hoofdnummer niet meer gebonden bent aan één locatie. Wanneer jouw onderwijsinstelling over meerdere locaties beschikt, kan er door het gebruik van Hosted VoIP dus slim geacteerd worden. Kan een collega op de ene locatie niet opnemen omdat hij of zij in gesprek is met een leerling, ouder, collega of leverancier? Geen probleem, de telefoon staat slim doorgeschakeld naar een locatie waar iemand dat wel kan. Zo zorg je ervoor dat er altijd iemand aanwezig is om de telefoon op te nemen en de beller te woord te staan.
Beheer, onderhoud en veiligheid
Met de Hosted VoIP oplossing van Contict staat er geen telefooncentrale bij jou op locatie. Het enige dat je nodig hebt is een goed werkende internetverbinding. Het volledige onderhoud en beheer van jouw eigen telefooncentrale wordt bovendien door ons geregeld. Jouw school maakt daardoor altijd gebruik van de meest moderne technieken. Een ander voordeel: ook op het gebied van beveiliging nemen wij alle zorgen weg. Wij laten de telefoongesprekken via een virtual private network (VPN) tunnel verlopen die beveiligd is. Dit is een beveiligde versleutelde verbinding tussen de school en het internet. Je wilt namelijk niet dat kwaadwillenden invloed kunnen uitoefenen of toegang krijgen tot de verbinding van jouw onderwijsinstelling. Om de continuïteit van onze dienstverlening te garanderen zorgen wij ervoor dat jouw telefooncentrale altijd voorzien is van de laatste updates en technologieën.
Efficiëntie en tevredenheid
Een Hosted VoIP-telefooncentrale zorgt bij iedere beller voor een hogere tevredenheid. Als onderwijsinstelling kun je bijvoorbeeld je eigen keuzemenu samenstellen (ook wel een auto-attendant genoemd). De beller wordt begroet door het keuzemenu en krijgt vervolgens alle mogelijkheden gepresenteerd. Op deze manier komen bellers sneller bij de juiste persoon terecht., zonder dat ze verteld wordt op te hangen en een ander nummer te bellen. Een erg gebruiksvriendelijke manier van communiceren!
Daarnaast worden ingesproken berichten op de voicemail naar de daarvoor bestemde e-mailadressen gerouteerd. Krijg je in de ochtend veel inkomende gesprekken binnen van ouders die hun kinderen afmelden voor de schooldag? Deze berichten kun je op een later tijdstip eenvoudig terug luisteren, omdat de ingesproken afmeldingen worden verstuurd naar een speciaal daarvoor ingericht e-mailadres. Het fijne hiervan is dat je niet hoeft in te leveren op de kwaliteit en je de beller naar tevredenheid kan bedienen. Ook ontzorg je jezelf en jouw collega’s, omdat absentiemeldingen op een later tijdstip verwerkt kunnen worden. Kortom: efficiëntie en tevredenheid voor zowel beller als gebruiker!
Dit soort slimme functionaliteiten helpen jouw onderwijsorganisatie om de gewenste efficiëntieslag te behalen. Klinkt eenvoudig hé? Dat is het ook!
Beschikt je onderwijsinstelling over meerdere gebouwen en/of locaties? Met leraren en onderwijsondersteunende personeelsleden die vaak heen en weer moeten? Vraag je dan eens af hoe het is gesteld met hun bereikbaarheid. Stel dat de medewerker in kwestie buiten moet zijn of tussen twee gebouwen heen en weer loopt. Het mag niet zo zijn dat de medewerker niet meer bereikbaar is op het moment dat de WiFi-dekking van de school stopt. Immers, steeds vaker wordt er flexibel gewerkt en zijn collega’s op diverse locaties aan het werk. Dit maakt het voor hen lastiger om de vaste telefoon op te nemen. Hiervoor hebben wij de oplossing: vast-mobiel integratie.
Lees hieronder welke voordelen een vast-mobiel intergratie jouw organisatie oplevert
Met een slimme vast-mobiel integratie (ook wel VaMo genoemd) laten wij de mobiele telefoons binnen jouw organisatie onderdeel uitmaken van de telefooncentrale. Simpel gezegd kunnen medewerkers hun vaste toestel opnemen met hun mobiel. Zo is het onderwijsondersteunend personeel ook goed bereikbaar buiten de muren van de school. Door deze slimme oplossing zorgen wij ervoor dat juist dié medewerkers altijd bereikbaar zijn.
Mobile Device Management (MDM)
We werken allang niet meer op één vaste werkplek. Ook veel onderwijsprofessionals werken met mobiele devices in de klas, thuis of onderweg. Erg handig, want de technologie van vandaag de dag zorgt ervoor dat er te allen tijde toegang is tot de benodigde bestanden en informatie. Het gaat hier echter wel om informatie die alleen voor de ogen van je medewerkers bestemd is. Hoe vervelend zou het zijn als privacygevoelige informatie omtrent jouw onderwijsinstelling of de leerlingen daarop op straat terecht komt? Je krijgt al snel te maken met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en bovendien komt de informatiebeveiliging van je organisatie onder de loep te liggen.
Erg vervelende aangelegenheden waarop je niet zit te wachten. Jij en je collega’s houden liever focus op kwalitatief goed onderwijs!
Natuurlijk is het ook altijd mogelijk dat iemand zijn telefoon kwijt raakt of dat een device wordt gestolen – met alle gevolgen van dien. Door middel van mobile device management (MDM) nemen wij deze zorgen volledig voor je weg en loop je geen enkel risico. Deze softwaretool beheert en beveiligt de mobiele devices van je medewerkers.
Denk aan functionaliteiten als:
-blokkeren en wissen op afstand;
-gecentraliseerd beheer van alle mobiele apparaten;
-configuratie van instellingen;
-beveiligen door middel van rollen en functies die de toegang tot het ICT-netwerk controleren;
-beschermen van vertrouwelijke gegevens;
-toestelfuncties per gebruiker aan- of uitzetten;
-support op afstand.
Het komt bovendien vaak voor dat medewerkers één mobiel toestel zowel zakelijk als privé gebruiken. Ook hierbij is MDM de uitkomst, omdat werk en privé op mobiele devices gescheiden wordt. Dit zijn allemaal zaken die MDM onmisbaar maken.
In onze visie is hardware vervangbaar, maar verlies van gevoelige data niet. Dit uit zich ook in onze ISO27001-certificering voor informatiebeveiliging. Het structureel waarborgen van een veilige informatieomgeving staat bij ons altijd hoog in het vaandel.
En vooral aan het begin van de dag? Vervelend… Niet? Al die binnenkomende oproepen, mensen die in de wacht staan en waarschijnlijk gefrustreerd ophangen omdat je niet bereikbaar bent. Hiervoor hebben wij een antwoord: onze receptiemodule, die speciaal is ingericht om de vele binnenkomende oproepen aan te kunnen. Zo kan al het belverkeer snel en efficiënt worden afgehandeld. Je kunt bijvoorbeeld wachtrijen inrichten. Ook kunnen beschikbare gebruikers oproepen overnemen en via de computer afhandelen. Door middel van een veelzijdig dasboard heb je toegang tot een dynamische contactenlijst, gespreksnotities van collega’s, speciale contactgroepen en ga zo maar door.
Daarnaast kun je de effectiviteit van je school verhogen door in deze receptiemodule instant messaging te integreren. Denk hierbij aan binnenkomende e-mail en WhatsApp- en sms-berichten. Hiermee geef je mensen de gelegenheid om een bericht te sturen, in plaats van te bellen.
Ook kun je social media-kanalen aan deze software toevoegen. Zo kunnen medewerkers monitoren wat er op social media over jouw onderwijsinstelling wordt gezegd.
Krijg je als onderwijsinstelling te maken met een alarmsituatie, dan moet je ervoor zorgen dat de juiste mensen snel en effectief op de hoogte worden gesteld. Als de nood aan de man is, is tijd immers een kostbaar gegeven. Veel onderwijsinstellingen vertrouwen bij het alarmeren nog op verouderde methoden zoals de belboom, een WhatsApp-groep of piepers. Deze methoden werden vroeger veel gebruikt, maar bieden je niet de zekerheid van een snelle en efficiënte alarmering op het moment dat er serieus sprake is van een alarmsituatie. Anno nu is dit niet langer nodig en liggen de verwachtingen van mensen anders.
Met het oproepsysteem van Contict weet je zeker dat er geen tijd verloren gaat op het moment dat dit cruciaal is. Door een slimme inrichting zorgen we er samen voor dat de juiste mensen direct worden gealarmeerd of geïnformeerd via WhatsApp, e-mail, sms en/of gesproken boodschap. Deze software kent speciaal voor jouw onderwijsinstelling de hiernaast benoemde interessante opties.
Bovendien is het mogelijk om wijzigingen in klas- of collegetijden of locatiewijzigingen te communiceren. Bij een uitbraak van een overdraagbare ziekte kan jouw school alle mensen snel informeren, om een verdere besmetting een halt toe te roepen. Kortom, alle mogelijkheden zijn er!
BHV-alarmering
Ongevallen met persoonlijk letsel kunnen via één applicatie direct worden doorgegeven aan de beschikbare BHV’ers binnen de school.
Brand en inbraak
De brandmeldcentrale kan aan de applicatie worden gekoppeld, zodat de juiste personen direct en effectief geïnformeerd worden. Zo kunnen deze mensen direct vervolgstappen in gang zetten.
Alarmeren/informeren van ouders
Als onderwijsinstelling weet jij als geen ander dat ouders in een crisissituatie onmiddellijk op de hoogte willen zijn. Ze willen weten hoe het met hun kinderen gaat, maar ook wat er van hun verwacht wordt. Je kunt hierin niet alleen vertrouwen op nieuwsberichten en social media. Met onze slimme oplossing zorg je voor een professionele communicatiestroom.
Paniekknop
Helaas komen docenten, scholieren of onderwijsondersteunende personeelsleden soms in aanraking met agressieve personen. Dankzij een geïntegreerde paniekknop kan in één enkele handeling een alarmering worden opgestart. Hierbij worden geselecteerde collega’s direct ingeschakeld, zodat zij ondersteuning kunnen bieden en de schade kunnen beperken.
Anno 2021 zijn er diverse slimme communicatieoplossingen die jouw onderwijsinstelling helpen om efficiënter te werken. Het aanbod is soms groter dan de vraag en daarom hebben wij in deze smartpaper een selectie gemaakt van de oplossingen waarvan wij denken dat ze voor jou een wezenlijk verschil kunnen maken.
Door onze jarenlange expertise op het gebied van telecommunicatie in het onderwijs herkennen wij veelvoorkomende problemen en knelpunten. Natuurlijk is het erg belangrijk om een goede analyse te maken van de huidige situatie binnen jouw onderwijsinstelling. Zo kunnen wij alle slimme functionaliteiten goed laten aansluiten op de specifieke wensen en behoeften, want pas dan kunnen wij je écht helpen met het realiseren van je ideale werkdag. Wil jij weten wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op voor meer informatie of om eens geheel vrijblijvend kennis te maken.
Bel: 0541 74 51 50 of mail: m.tijink@contict.nl
Nog niet op zoek naar een nieuwe baan? Maar spreekt Contict of een van onze vacatures je aan? Dat snappen we helemaal!
Komt eerst vrijblijvend een kop koffie drinken en leer onze organisatie en de mensen kennen. Laat hiernaast je gegevens achter, dan nemen we snel contact met je op. De koffie staat voor je klaar.
Met vriendelijke groet,
Michelle (HR adviseur)