Werken met sjablonen in Microsoft 365

In dit artikel leggen wij je uit hoe je kunt werken met sjablonen in Microsoft 365. Veel mensen zijn namelijk gewend om vanuit Word of Excel een bestand te openen, deze aan te passen en vervolgens op te slaan onder een andere naam. Wanneer je gebruik maakt van Microsoft 365, zal je merken dat dit niet meer zo handig werkt. Bestanden worden automatisch opgeslagen, dus als je iets aanpast in het originele bestand worden die wijzigingen al opgeslagen voordat je het bestand onder een andere naam kunt opslaan. Vaak kom je er pas na een tijdje achter dat je het originele bestand per ongeluk hebt aangepast. Bekijk nu onderstaande video, wij laten zien hoe je werkt met sjablonen.

Hoe kan je dit dan beter aanpakken?

Eigenlijk zijn er twee manieren waarop je kunt werken met sjablonen in Microsoft 365. De meest voorkomende manier is om een bestand éérst te kopiëren, het een andere naam te geven en daarna pas te openen en te gaan bewerken. Op die manier blijft het originele bestand intact en kan je een nieuw bestand maken onder een andere naam.

Een tweede manier is om sjablonen toe te voegen aan Microsoft Teams of SharePoint Online. Deze manier is iets minder bekend, maar wel erg handig. In Microsoft Teams of op SharePoint kan je namelijk klikken op “Nieuw” en vervolgens een sjabloon kiezen die jij zelf kunt toevoegen.

Sjablonen toevoegen aan Microsoft Teams en SharePoint online

Je kunt sjablonen toevoegen aan een Team in Microsoft Teams of aan een SharePointsite in SharePoint Online:

1. Ga naar een SharePointsite of open jouw Team in SharePoint door bovenaan op “Openen in SharePoint” te klikken.
2. Klik in SharePoint bovenaan op Nieuw en vervolgens op Sjabloon toevoegen.
3. Selecteer een bestand en klik op Openen.
4. Het sjabloon is nu toegevoegd aan het menu onder Nieuw.
   
   

Je kunt het menu nog iets aanpassen, zodat deze iets overzichtelijker wordt:

1. Klik op Nieuw en vervolgens op “Menu Nieuw bewerken”.
2. Je kunt een sjabloon naar boven verslepen of bepaalde Office applicaties uitvinken.

Het voordeel van sjablonen

Het voordeel van sjablonen is dat je geen standaardbestanden meer hoeft te kopiëren en onder een andere naam op hoeft te slaan. Je kunt direct een nieuw bestand maken en het sjabloon naar wens aanpassen. Het sjabloon blijft intact en jij kunt direct het bestand creëren dat je op dat moment nodig hebt. Ook kan je aan elk Team of op elke SharePointsite specifieke sjablonen toevoegen. Zo kan je in jouw HR Team sjablonen toevoegen voor arbeidscontracten of studieovereenkomsten, terwijl je in jouw Sales Team sjablonen toevoegt voor offertes en overeenkomsten. Op deze manier kan je efficiënt werken met sjablonen per afdeling of team.