Microsoft Lists: De Slimme app voor het bijhouden van lijsten

Het klinkt nogal saai. Lijstjes bijhouden. Maar we doen het massaal, iedere dag. Een to do lijstje, een lijst voor de vakantieoverdracht, een checklist voor de indiensttreding van nieuwe medewerkers, een lijst voor het bijhouden van de kilometerstanden… Ga zo maar door. We leggen dit soort lijstjes vaak vast in Excel. Door filters te plaatsen op kolommen kan je gemakkelijk informatie sorteren en filteren. Maar het is eigenlijk niet waar Excel voor is bedoeld. Microsoft heeft een andere applicatie die wél is bedoeld voor het bijhouden van lijstjes, namelijk: Microsoft Lists. .

Wat is Microsoft Lists

Microsoft Lists is een applicatie waarmee je gemakkelijk lijstjes kunt vastleggen en bijhouden. Op het eerste gezicht lijkt de applicatie op Excel, maar voor het bijhouden van lijstjes heb je (veel) meer mogelijkheden in Microsoft Lists dan in Excel. Zo kan je in Microsoft Lists:

• Verschillende typen kolommen toevoegen (tekst, locatie, persoon, datum/tijd, hyperlinks of vooringestelde keuzes)
• Tegelijk met andere personen items wijzigen
• Met versiegeschiedenis inzien wie wanneer een item heeft gewijzigd
• Waarschuwingen of acties instellen (bijvoorbeeld: stuur de persoon in kolom “Verantwoordelijke” een e-mail wanneer het item wordt gewijzigd)
• Items visualiseren door middel van voorwaardelijke opmaak (bijvoorbeeld: markeer alle items met de status “In concept” oranje)
• Specifieke items óf de gehele lijst delen met interne of externe personen
• Meerdere weergaves creëren met filters en sortering (terwijl je in Excel slechts één weergave kunt instellen die wordt “onthouden” voor de volgende persoon die het bestand opent…)

Ook kan je informatie vanuit een lijst gemakkelijk automatiseren. Op basis van een bepaalde regel of kolom in jouw lijst kan je namelijk acties automatisch laten plaatsvinden. Denk aan een herinnering zodra een deadline nadert of een e-mail zodra jouw item wordt gewijzigd door iemand anders. Op de achtergrond wordt hiervoor de Microsoft applicatie “Power Automate” gebruikt, maar door de simpele weergave binnen Microsoft Lists hoef je geen kennis te hebben over het bouwen van ingewikkelde workflows.

Waarvoor kan je het gebruiken? 

Simpel gezegd kan je Microsoft Lists gebruiken voor elk type lijstje waarvoor je tot nu toe waarschijnlijk Excel hebt gebruikt. Daarnaast heeft Microsoft een aantal sjablonen beschikbaar gesteld ter inspiratie waar je Microsoft Lists bijvoorbeeld voor kunt inzetten:

• Onboarding medewerker: Beheer het onboardingsproces van nieuwe medewerkers vanaf dag 1. Houd bij welke informatie en contactpersonen je moet toesturen zodat nieuwe medewerkers snel aan de slag kunnen.
• Evenementen kalender: Organiseer alle belangrijke details van een evenement op één plek, zodat alles soepel verloopt. Beschrijf de inhoud van sessies, de spreker(s), begintijd en eindtijd en maak notities over de voorbereidingen.
• Tracker van werkvoortgang: Houd prioriteiten en de voortgang van werk bij terwijl je samenwerkt aan het leveren van producten en diensten..

Hoe kan je het openen? 

Sommige mensen zullen Microsoft Lists herkennen als een functionaliteit van SharePoint. Microsoft Lists is inderdaad een applicatie die voortkomt uit de jarenlange ontwikkeling van SharePoint lijsten. Mensen die SharePoint lijsten gebruikten kunnen Lists nog steeds toevoegen aan een bepaalde SharePointsite. Daarnaast kan je Microsoft Lists nu als losstaande applicatie gebruiken op je laptop of smartphone én kan je Microsoft Lists toevoegen aan je Teams-omgeving. Zo kan je altijd gemakkelijk bij je lijsten komen, ongeacht waar je je bevindt binnen de Microsoft omgeving:

Toepassen in de praktijk

De sjablonen vanuit Microsoft kan je ter inspiratie gebruiken om voor jezelf te bedenken in welke situaties jij lijsten bijhoudt en welke acties je daarmee uitvoert. Vaak moet je het sjabloon nog iets aanpassen om het in jouw situatie echt relevant te maken. Zo kan je bepaalde kolommen uit het sjabloon verwijderen of extra kolommen toevoegen. Naast het instellen van de juiste kolommen kan je extra weergaves maken of voorwaardelijke opmaak instellen om écht het voordeel te halen uit Microsoft Lists (ten opzichte van Excel).

Als je nog geen ervaring hebt met Microsoft Lists kan het best een uitdaging zijn om een goed werkende lijst te maken. Het is leuk om de mogelijkheden uit te proberen, maar wij begrijpen ook dat het misschien (te) veel tijd kost om je hierin te verdiepen. Wij helpen je daarom graag