Haal nóg meer uit je SharePoint omgeving

De meeste mensen kennen SharePoint als een handige opslaglocatie voor bestanden. Door bestanden op te slaan in SharePoint kan je namelijk altijd en overal bij de bestanden van je team of afdeling. Je kunt tegelijkertijd bestanden openen en deze samen bewerken. SharePoint is echter meer dan een handige opslaglocatie voor bestanden. In deze blog vertellen we je daarom waarvoor je SharePoint nog meer kunt gebruiken.

Wat is SharePoint
Laten we beginnen bij het begin. Wat is SharePoint eigenlijk precies? SharePoint is een applicatie voor het opslaan en delen van inhoud binnen een organisatie. Je kunt hierbij denken aan bestanden, maar ook aan nieuwsberichten, evenementen, lijsten of snelkoppelingen. De applicatie bestaat al sinds 2001 en is in de loop der jaren gegroeid tot een onmisbaar platform in veel organisaties.

In SharePoint kan je verschillende sites aanmaken voor groepen mensen die samenwerken aan bepaalde inhoud. Je kunt bijvoorbeeld sites aanmaken voor de afdeling of projectteams binnen je organisatie. Door personen rechten te verlenen op een SharePointsite krijgen zij toegang tot alle inhoud in die site. Daarbij heb je de mogelijkheid om bepaalde personen “bewerken”- rechten te verlenen, terwijl andere personen “alleen lezen”-rechten krijgen. Vervolgens kunnen de personen met rechten op de site gemakkelijk samenwerken aan inhoud.

Gezamenlijk opslaan en bewerken van bestanden

Zoals genoemd kennen de meeste mensen SharePoint als een handige opslaglocatie voor bestanden. Dit is ook al jaren één van de belangrijkste functies van SharePoint. Bij het aanmaken van een SharePointsite krijg je standaard een documentenbibliotheek waar je gezamenlijk bestanden kunt uploaden en maken. Alle personen die toegang hebben tot de site kunnen dezelfde bestanden openen en deze tegelijkertijd bewerken.

SharePoint heeft een aantal “Document Management” functies die ervoor zorgen dat je efficiënt kunt samenwerken aan bestanden:

Een landingspagina, intranet of kennisbank bouwen
Daarnaast kan je met SharePoint vrij eenvoudig een landingspagina, intranet of interne kennisbank bouwen. Met SharePoint communicatiesites kan je gemakkelijk en snel informatie delen met (specifieke personen binnen) de organisatie. Je kunt dit bijvoorbeeld gebruiken voor het introduceren van nieuwe medewerkers, het communiceren over interne evenementen of het beschikbaar stellen van Office sjablonen voor Word en PowerPoint.

De mobiele SharePoint applicatie zorgt ervoor dat je jouw landingspagina, intranet of interne kennisbank ook op je smartphone of tablet kunt openen. Standaard beschik je over allerlei webonderdelen die je kunt gebruiken om je pagina’s visueel aantrekkelijk én inhoudelijk sterk te maken:

• Tekst, afbeelding of video’s
• Nieuwsberichten
• Gebeurtenissen/evenementen
• Snelkoppelingen
• Personen
• Oproep tot actie
• Lijst
• Afteltimer
• Organigram
• Weerbericht of wereldklok

Informatie delen met je (project)team of afdeling

Ook op de SharePointsites voor je (project)teams of afdelingen kan je bovenstaande webonderdelen gebruiken. Je kunt daardoor meer informatie delen op SharePoint dan alleen de bestanden die horen bij een bepaald(e) project of afdeling. Je kunt bijvoorbeeld:

• Tonen welke personen in het projectteam of op de afdeling werken
• Bij welke persoon je terecht kunt voor welke taken/informatie
• Het projectplan en bijbehorende projectplanning weergeven
• Snelkoppelingen toevoegen naar (externe web)sites die handig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden

Door alle informatie horend bij een project of afdeling centraal op één SharePointsite te plaatsen, heeft iedereen altijd alle actuele informatie bij de hand. Als je deze SharePointsites ook nog koppelt aan een landingspagina of intranet kan je gemakkelijk doorklikken van algemene bedrijfsinformatie naar specifieke (project)informatie en weer terug:

Enthousiast geworden van de mogelijkheden in SharePoint en wil je graag eens bespreken hoe dit voor jullie organisatie kan werken? Vraag dan vrijblijvend een gesprek aan! Wij vertellen je er graag meer over.