Oad werkt met slimme processen toe naar de ideale reis

Oad werkt met slimme processen toe naar de ideale reis

Vanuit de hoofdvestiging in Enter organiseert Oad dagtochten, busreizen en rondreizen, trips naar Disneyland® Paris, riviercruises en arrangementen op het gebied van sport en events. Zowel voor klanten die individueel op pad willen als voor groepen die een reis op maat wensen. Ongeveer een jaar geleden is Oad overgegaan naar de slimme oplossingen op het gebied van telefonie, cloud en verbindingen van Contict. Wij spraken met Angelique ten Have (manager support en verantwoordelijk voor de telefonie) en Michiel Bekkernens (manager business improvement) en vroegen ze naar de ervaringen met het slimme werken.

Processen slimmer laten verlopen

Volgens Angelique zit het slimme werken vooral in de procesgang binnen de organisatie. “Je moet kritisch naar de interne processen blijven kijken; onder andere door jezelf continu af te vragen hoe het systeem beter én efficiënter kan worden ingericht. Met de overgang naar de nieuwe HIT Telefonie omgeving bijvoorbeeld. Toen hebben we uitgebreid stil gestaan bij vragen als: Hoe wensen wij te werken? Wat zijn er voor nieuwe ideeën? Wat zou anders en beter kunnen? Met dit in het achterhoofd is er samen met Contict een gewenste call flow van de telefonieomgeving in kaart gebracht, welke vervolgens vanaf de basis binnen de telefooncentrale is opgebouwd. “

Maar ook in het vervolgtraject moet er wel eens iets worden gewijzigd in de telefooncentrale en dan merk je hoe complex de functies binnen de centrale in elkaar zijn verweven. Angelique geeft een praktijkvoorbeeld: “Er wordt binnen Oad gebruik gemaakt van twee hoofdnummers; het algemene nummer en het callcenter nummer. Deze nummers staan met elkaar in verbinding, maar op momenten dat het heel druk is in het callcenter dan worden de openingstijden van het callcenter hierop aangepast. Alleen heeft dit ook weer gevolgen voor het algemene nummer, dus daar moeten de instellingen ook worden gewijzigd. Maar hier blijft het niet bij, want er is ook een piketdienst die is gekoppeld aan het algemene nummer. In geval van nood moet deze altijd goed bereikbaar zijn. Het is daarom van groot belang dat er bij een ogenschijnlijk ‘simpele’ wijziging zoals de openingstijden in de telefooncentrale, ook wordt gekeken naar de verdere impact in de call flow. Dit totale proces moet helder op het vizier staan, zodat de bereikbaarheid van de nummers altijd is geborgd.“

“Afhankelijk van wat men prettig vindt werken, kan er uit twee manieren worden gekozen om thuis of buiten de kantooromgeving in te loggen in de cloud”

Werken op een manier die het beste bij je past

Naast telefonie wordt er binnen Oad ook gewerkt via de Cloud van Contict. We vroegen Michiel naar zijn ervaringen hiermee. “Wat ik hier heel erg prettig aan vind, is dat ik kan werken op verschillende locaties. We hebben een locatie in Lijnden (bij Schiphol), in Lith (Brabant) en hier in Goor. Waar ik ook ben, ik kan overal inloggen en bij de bestanden in de cloud. Daarnaast werk ik soms vanuit huis en wat ik hier erg prettig aan vind, is dat ik alleen de laptop hoef op te starten en vervolgens kan ik (via de vpn tunnel) inloggen in de cloud sessie. Mijn collega’s van de piketdienst doen dit iets anders, zij kunnen thuis inloggen via de slimme webportal van Awingu. Dus eigenlijk kan men, afhankelijk van wat men prettig vindt werken, uit twee manieren kiezen om thuis of buiten de kantooromgeving in te loggen” aldus Michiel.

Ook de bussen zijn uitgerust met Wi-Fi en VAMO

Op de vraag of de klanten ook iets merken van het slimme werken antwoordt Michiel; “Vanuit de markt kwam de vraag naar Wi-Fi. Hier hebben wij op ingespeeld door 28 bussen in heel Europa te voorzien van Wi-Fi routers die zijn voorzien van SIM kaarten. In onze reisboeken communiceren we wat een Wi-Fi reis is en bevalt de klanten goed.”

Daarnaast is Oad een bedrijf met eigen chauffeurs en reisleiders en daarmee weten ze zich ook te onderscheiden. Michiel licht toe: “De chauffeurs en reisleiders weten alles van de bestemming en vertellen de klanten graag meer over hun bestemming. Een chauffeur is dus echt ons uithangbord en als zij iets communiceren, kan dit uit naam van Oad. Om dit te realiseren zijn de bussen gekoppeld aan VAMO (vast-mobiel integratie) en op het moment dat er vanuit de bus gebeld wordt, of er naar de bus wordt gebeld, dan verloopt dit via het vaste telefonie netwerk. Waar de bus ook is. Ook hebben de buschauffeurs tegenwoordig een eigen webmail account, zodat ze overal overal kunnen mailen en mail kunnen ontvangen op het Oad e-mailadres. Voorheen werkten ze via gmail of hotmail. “

Een nóg slimmere toekomst

Als het aan Michiel ligt, kunnen er in de toekomst verbeteringen mogelijk zijn als het gaat om het slimme werken. Michiel vertelt: “We zijn nu aan het kijken of we een mobiele telefoon kunnen koppelen aan de bus telefoon, waarbij het de bedoeling is dat deze of in de bus blijft óf op het moment dat de chauffeur buiten de bus gaat, hij deze mee kan nemen. Dan is hij ook bereikbaar in bijvoorbeeld een hotel en op deze manier hoeft de chauffeur niet zijn privé nummer af te geven als iemand hem zakelijk wil bereiken. Een toekomstig project, waarvoor nu allemaal onderzoeken lopen, naar wat de beste oplossing is.

Wil jij net als Oad ook slimmer werken? Neem dan contact op met Jan via j.jaspers@contict.nl of bel via tel. 0541 – 745 101.