scroll
Nieuws

Hoe gebruik je snelle stappen in Outlook?

Hoe gebruik je snelle stappen in Outlook?
6
min

Snelle stappen in Outlook, wat zijn dit?

In deze video gaan we jullie meer vertellen over hoe je de functie snelle stappen in Outlook kan gebruiken. Met snelle stappen kan je namelijk veel standaard handelingen automatiseren wat veel tijd bespaart. Je vindt de snelle stappen functionaliteit op het tabblad Start in de Outlook desktop App. Standaard zijn er een aantal snelle stappen aanwezig welke je direct kunt toepassen. In onderstaande video laten we dit graag aan je zien.

Beter leren omgaan met de apps uit Office 365?

Neem dan contact op, dan gaan we samen uitstippelen hoe jouw organisatie het beste gebruik kan maken de apps uit de Office 365 familie.

Standaard ingestelde ‘snelle stappen’

  • Snelle terugkoppeling: met deze snelle stap wordt er een snelle terugkoppeling gestuurd naar de afzender wanneer je geen tijd hebt om een mail direct op te pakken.
  • To do: met deze snelle stap verplaatst je geselecteerde e-mail naar een map nadat je de e-mail hebt gemarkeerd als gelezen.
  • Aan manager: met deze snelle stap wordt een bericht doorgestuurd naar jouw manager.
  • E-mail aan team: met deze snelle stap wordt er een mail verzonden naar alle leden van jouw team.
  • Gereed: met deze snelle stap markeer je het geselecteerde e-mailbericht als voltooid, verplaatst je het e-mailbericht naar een map en markeer je het e-mailbericht als gelezen.
  • Antwoorden en verwijderen: met deze snelle stapp beantwoord je de afzender en verwijder je het oorspronkelijke e-mailbericht.

Naast deze standaard ingestelde snelle stappen is het ook mogelijk om een eigen snelle stap te creëren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om repeterende handelingen met slechts één druk op de knop te automatiseren.

In de praktijk zien we vaak terug dat snelle stappen worden verward met regels. Het verschil is dat regels automatisch worden uitgevoerd en een snelle stap handmatig moet worden gestart. Voordat je zelf snelle stappen gaat aanmaken is het dus handig om jezelf af te vragen of je het beste met snelle stappen of regels kunt gaan werken.

Een aantal praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1
Wanneer je bijvoorbeeld werkzaamheden verricht voor veel verschillende organisaties dan is het gebruikelijk om in Outlook per klant een map te maken om je mail in te bewaren. In deze situatie kan het handig zijn om een snelle stap aan te maken zodat binnenkomende mail direct in de juiste klantmap terecht komt. In plaats van handmatig inkomende mail naar de juist map te slepen kan je er met het instellen van een snelle stap voor zorgen dat de mail met een klik op de knop van je postvak IN naar de juiste klantmap wordt verplaatst.

Voorbeeld 2
Een ander voorbeeld waar je snelle stappen goed voor kunt gebruiken is bijvoorbeeld het doorsturen van een e-mail bijvoorbeeld ter goedkeuring van een aanvraag naar een collega. In dit geval kan je met het instellen van een snelle stap er voor zorgen dat de mail direct wordt doorgestuurd naar de juiste collega. Daarnaast kan je ook een tweede actie opgeven zodat er naast het doorsturen ook een standaard tekst wordt mee verzonden bijvoorbeeld: wil jij deze aanvraag goedkeuren?

Voorbeeld 3
Snelle stappen kunnen ook worden gebruikt om snel standaard mailteksten te genereren. Wanneer je bijvoorbeeld vaak een afspraak per mail moet bevestigen kan het erg handig zijn dat je niet elke keer opnieuw een mail hoeft op te stellen. Met snelle stappen is het mogelijk om automatisch een mail te bevestigen. Je kan namelijk een snelle stap zo instellen dat er automatisch een standaard tekst wordt gecreëerd om te versturen. Deze standaard tekst kan je indien gewenst eerst personaliseren voordat je de mail daadwerkelijk verstuurt.

Een nieuwe snelle stap instellen

Hoe je in Outlook zelf een snelle stap aanmaakt kan je heel stapsgewijs aanpakken. 

1.     Navigeer, wanneer je in de desktop app van Outlook bent ingelogd, naar het Start menu

2.     Selecteer vervolgens in de groep Snelle stappen de optie Nieuwe snelle stap aanmaken; wanneer je deze optie niet ziet scrol dan iets verder naar beneden of klik op het streepje met de pijl naar beneden om deze optie wel te krijgen

3.     Geef vervolgens je nieuwe Snelle stap een herkenbare naam; in dit geval kies ik ervoor om de snelle stap klant A te noemen

4.     Onder acties kan je een actie selecteren; aangezien we graag willen dat de mail met één druk op de knop automatisch in de juiste map van klant A terecht komt kiezen we voor de actie; naar map verplaatsen

5.     Kies vervolgens de map waar de mail naar toe verplaats moet worden

6.     Onder optioneel kan je ervoor kiezen om een sneltoets in te stellen; wanneer je deze sneltoets gebruikt dan zal de snelle stap automatisch worden gestart

7.     Wanneer je je Snelle stap wilt voorzien van een tekst met informatie over de toepassing dan voer je bij Tekst van knopinfo een beschrijving toe

8.     Wanneer je klaar bent met het instellen van je Snelle stap klik je op Voltooien; je nieuwe snelle stap is nu gecreëerd

 

Contict
Geschreven door
Contict

Beter leren werken met de apps uit Office365?

Neem dan contact op, dan gaan we samen uitstippelen hoe jouw organisatie het beste gebruik kan maken van de apps uit de Office365 familie!

Jan Jaspers

Jan Jaspers

Accountmanager

Eerst een kop koffie drinken met ons? Kijk daarna zelf of je wilt solliciteren.

Nog niet op zoek naar een nieuwe baan? Maar spreekt Contict en een van onze vacatures je toch aan? Dat snappen we helemaal!

 

Komt eerst vrijblijvend een kop koffie drinken en leer onze organisatie en de mensen kennen. Laat hiernaast je gegevens achter, dan nemen we snel contact met je op. De koffie staat klaar!

 

 

Met vriendelijke groet,

Het Contict team.

Adviesgesprek aanvragen

Laat hieronder je gegevens achter. We nemen spoedig contact met je op.

Heb jij interesse in een training op maat?

Vul hieronder je gegevens in en we nemen binnen 24 uur contact met je op om te overleggen.