scroll
Nieuws
Hoe gebruik je regels in Outlook?
Wanneer je dagelijks veel mailtjes binnenkrijgt dan is het handig om je mailbox overzichtelijk te houden. In outlook is het mogelijk om middels regels e-mailberichten automatisch te verplaatsen, markeren en/of beantwoorden.
Neem dan contact op, dan gaan we samen uitstippelen hoe jouw organisatie het beste gebruik kan maken de apps uit de Office 365 familie.
In het geval dat je veel nieuwsbrieven ontvangt
Wanneer je bijvoorbeeld regelmatig van leveranciers nieuwsbrieven ontvangt kan het handig zijn om deze inkomende e-mailberichten direct naar een map te verplaatsen zodat deze mail je postvak IN niet vervuild. Maar ook mails die niet direct aan jou gericht zijn maar waar jij in de CC bent opgenomen kan je op eenzelfde manier gemakkelijk in een andere map plaatsen. Regels kunnen ook toegepast worden op uitgaande mails.
Wanneer je graag een stok achter de deur om datalekken te voorkomen
Met de hoeveelheid mails die we dagelijks sturen komt het met enige regelmaat voor dat we wel eens vergeten om bijvoorbeeld een bijlage toe te voegen. Ook kan het gebeuren dat je in de vluchtigheid per ongeluk de verkeerde afzender geselecteerd hebt. In dit laatste geval loop je daarmee ook direct een groot risico op een datalek. Dit kan worden voorkomen door een regel in te stellen in Outlook. Je kan namelijk met een regel instellen dat een mail pas na een bepaalde tijd daadwerkelijk verzonden wordt.
Bij het ontvangen van ongewenste mail
Mocht je vaak ongewenste mail ontvangen van een persoon of instelling dan is het mogelijk om met deze functionaliteit mails automatisch te laten verwijderen. Een andere mogelijkheid is om oudere berichten bijvoorbeeld berichten die ouder zijn dan 30 dagen automatisch te archiveren.
We zullen nu heel stapsgewijs behandelen hoe je een nieuwe regel kunt instellen in Outlook.
1. Wanneer je de desktop app van Outlook hebt geopend navigeer je naar het Start menu
2. In de groep Verplaatsen zie je de functie Regels staan. Wanneer je hierop klikt krijg je een aantal opties te zien. In dit voorbeeld kies ik voor Regel en waarschuwingen beheren
3. Er opent zich nu een scherm waarin je een nieuwe regel kunt aanmaken
4. Klik op Nieuwe regel…
5. Er opent zich nu een wizard waarin je een nieuwe regel kunt instellen. Je kan ervoor kiezen om te beginnen met een sjabloon of een lege regel. In dit voorbeeld kiezen we bij stap 1 voor het sjabloon: Regel toepassen op berichten die ik verzend (dit sjabloon vind je onder – beginnen met een lege regel)
6. Bij stap 2 kan je een regel met onderstreepte waarde nog verder bewerken
7. Wanneer je op volgende klikt krijg je de mogelijkheid om één of meerdere voorwaarden te selecteren. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de regel enkel toe te passen op e-mailberichten met een bijlage
8. Wanneer je weer op volgende klikt verschijnt de melding: Deze regel wordt toegepast op elk bericht dat u verzendt. Is dat correct? In dit voorbeeld is dit correct aangezien we geen voorwaarden hebben geselecteerd, ik klik dus op JA
9. Je krijgt nu de vraag wat je met het bericht wilt doen; hier kan je één of meerdere acties selecteren. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een melding te ontvangen wanneer een bericht is aangekomen bij de geadresseerde
10. Wanneer je voor een actie kiest met een onderstreepte waarde dan heb je wederom de mogelijkheid om de actie te bewerken naar eigen wens
11. In dit voorbeeld selecteer ik de volgende optie; aflevering van het bericht met een aantal minuten uitstellen
12. Deze actie bevat een onderstreepte waarde; ik kan deze waarde dus bij stap 2 wijzigen door op het onderstreepte woord te klikken. In dit voorbeeld kies ik ervoor om de bezorging met 2 minuten uit te stellen, wanneer ik dit heb aangepast klik ik op OK
13. Klik op volgende; je komt nu op een nieuw scherm waar ik één of meerdere uitzonderingen kan opgeven; je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om deze regel toe te passen op alle uitgaande mail behalve wanneer het een reactie op een uitnodiging voor een vergadering of een update bevat
14. Ik selecteer geen uitzonderingen en klik direct op volgende
15. Op het volgende scherm geef je een naam voor de regel op; daarnaast kan je nog één of meerdere opties voor de regel instellen; bij de laatste stap kan je de regel controleren; in dit geval omvat de regel de volgende commando’s: de regel wordt automatisch gestart bij uitgaande mail en zorgt er voor dat een e-mailbericht 2 minuten wordt uitgesteld voordat deze daadwerkelijk wordt verzonden naar de geadresseerde.
Neem dan contact op, dan gaan we samen uitstippelen hoe jouw organisatie het beste gebruik kan maken van de apps uit de Office365 familie!
Nog niet op zoek naar een nieuwe baan? Maar spreekt Contict of een van onze vacatures je aan? Dat snappen we helemaal!
Komt eerst vrijblijvend een kop koffie drinken en leer onze organisatie en de mensen kennen. Laat hiernaast je gegevens achter, dan nemen we snel contact met je op. De koffie staat voor je klaar.
Met vriendelijke groet,
Michelle (HR adviseur)