SharePoint: 4 slimme tips voor onlinesamenwerking

SharePoint. De naam zegt het al: met deze tool kun je informatie delen. Dat kan op een intranet zijn, voor eigen medewerkers, of op een extranet, voor externe relaties. SharePoint is bedoeld als raamwerk voor informatie-uitwisseling en documentmanagement. Maar hoe werkt SharePoint, hoe is het bedoeld en hoe kan je handig gebruikmaken van SharePoint binnen jouw organisatie? In deze blog geven wij je 4 Sharepoint tips om optimaal gebruik te maken van dit samenwerkingsplatform.

Tip 1: het gebruik van versiegeschiedenis

Het kan voorkomen dat een bestand op meerdere plekken te vinden is, dit is natuurlijk erg vervelend en zo moet je vaak lang zoeken naar het juiste bestand. Ook wanneer je met meerdere mensen aan één document werkt stuur je elkaar vaak een vernieuwde of bijgewerkte versie. Dit resulteert in versie 1, versie 2 enzovoort. Hiervoor heeft SharePoint een oplossing: versiegeschiedenis. SharePoint slaat automatisch de laatste versie op, dit gebeurt met de laatste vijfhonderd versies. Maak je per ongeluk een fout en is deze opgeslagen? Geen zorgen, hier kan je de versiegeschiedenis voor raadplegen.

Hoe vind je de versiegeschiedenis? Klik in Sharepoint op de drie puntjes naast het document en selecteer dan de versiegeschiedenis. Nu komen alle versies in beeld en kan je kiezen welke je wilt bekijken en wat de wijzigingen zijn in het document. Daarna kan je zelf besluiten of je de oude versie wilt herstellen.

Tip 2: waarschuwingen ontvangen

Bij de eerste tip heb je gelezen over versiegeschiedenis en versiebeheer. Misschien vind je het wel prettig dat je een melding krijgt wanneer een collega in een document werkt of kijkt. Dit is makkelijk in te stellen naar jouw wensen. Hier onder volgt een stappenplan:

1.      Open de bibliotheek of lijst waarin het document staat opgeslagen.

2.      Selecteer het document/ bestand waar je een waarschuwing voor wilt ontvangen.

3.      Selecteer in de lijst de opties die je wilt en klik op mij waarschuwen, klik daarna op de ok-button, nu zijn de wijzigingen opgeslagen.

Tip 3: werken met sites op verschillende devices

Binnen SharePoint kan je werken met sites. Deze kan je openbaar maken voor het bedrijf of voor een privé-groep. Dit kan je instellen tijdens het maken van de site. Onze tip: ga niet met te veel verschillende site kolommen werken. Door het aantal kolommen met informatie (zoals documentnaam en datum) te beperken tot twee, zorg je ervoor dat SharePoint gebruiksvriendelijk is vanaf elk device.

Tip 4: zorg voor heldere metadata

Metadata zijn gegevens die de data omschrijven. Als je een document maakt in Microsoft Word dan heeft het bestand bijvoorbeeld een auteur, een aantal pagina’s, een datum van aanmaken en een datum van bewerken. Dit zijn dus heel veel stukjes met informatie die gegevens omvatten over het document. Voor het opslaan van een document is het erg belangrijk dat je goed nadenkt over hoe je het bestand noemt. Hierdoor is het bestand goed terug te vinden voor iedereen.

Ben jij bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de foto’s van personeelsfeesten en -uitjes, dan kun je met behulp van metadata heel makkelijk de naam van het uitje en de datum toevoegen en zijn deze voor iedereen die de foto’s zoekt eenvoudig te vinden.