Klantcase

Twepa heeft vooral veel werkplezier op voorraad

Twepa heeft vooral veel werkplezier op voorraad
9
min

RUIM 85 JAAR EEN SLIMME FAMILIE

Twepa is een fullservice facilitaire groothandel, maar bovenal een familiebedrijf. Dat blijkt niet alleen uit het bestuur, maar vooral uit de cultuur. Dozen, verpakkingen, schoonmaakmiddelen, bedrijfskleding, disposables en kantoorartikelen. Twepa levert alles vanuit eigen magazijn. Haar chauffeurs bezorgen het bij je, waar ook ter wereld. Gedreven door passie zetten ze zich dagelijks in voor betere resultaten en relaties, zowel intern als extern. Rik Asbreuk (IT -en kwaliteitsmanager) & Sanne Willems-Mensink (Marketingmedewerker) vertellen ons over Het Slimme Werken bij Twepa.

De slimste familie van Twente

Slimmer werken zit volgens Twepa in kleine dingen. Rik gaat vooral verspilling tegen, het zogenaamde zand uit de motor halen. “Het zit in kleine dingen. Zo hebben we laatst elke werkplek van een tweede monitor voorzien. Het is efficiënter, maar er wordt ook minder geprint. Mijn collega had normaliter gigantische stapels papier naast zich liggen, tegenwoordig print hij nauwelijks. Het zijn kleine dingen waarmee we de gewoontes proberen te doorbreken. “Slimmer werken zit niet alleen in ICT, maar ook in processen, gewoontes en de cultuur”. “Cultuur is absoluut een belangrijke factor”, voegt Sanne toe. “Het digitaliseren van een bedrijf is een grote verandering. Je merkt dat de jongere generatie zich sneller aanpast, omdat ze het thuis bijvoorbeeld ook gebruiken. Daarom werken we heel hard aan een goede cultuur, waarin iedereen zich comfortabel voelt. We krijgen bij Twepa veel vrijheid. We doen daarmee een beroep op je eigen verantwoordelijkheidsgevoel. Juist die vrijheid zorgt ervoor dat iedereen zijn werk goed doet. Die drive creëren we door een broer of zus te zijn voor onze klanten én onze collega’s”.

Slimmer werken zit niet alleen in ICT, maar ook in processen, gewoontes en de cultuur

Onder Twepa vallen twee Twepa Enschede, Twepa Emmen en de Twentse Dozencentrale. Een andere naam, maar geen ander bedrijf, zegt Sanne. “Zowel intern als extern zijn we één bedrijf, of je nu bestelt bij de Dozencentrale of de groothandel; je bent klant bij Twepa. Van binnendienst tot chauffeur. Ik heb het idee dat iedereen het zo voelt. Daar wordt ook veel energie in gestoken door gezamenlijke bijeenkomsten over de strategie en doelstellingen. Door slimme ICT oplossingen kunnen we diezelfde eenheid ook op praktisch gebied waarmaken. Als ze bij de Dozencentrale overbezet zijn gaan de telefoontjes door naar de binnendienst van Twepa Enschede. Zo kunnen we elke klant te woord staan”.

Gemak dient de klant

“We leveren een kwalitatief goed product, maar dat alleen is niet afdoende. De kwaliteit van onze webshop, de snelheid van de levering en het contact met onze medewerkers is voor een klant even belangrijk”, vertelt Rik. “Mede daarom zijn we overgegaan op bereikbaarheid via één centraal punt. We zijn nog in de gewenningsfase, zoekende naar wat voor ons het beste werkt. Onze klanten merken er niets van. Zij hebben nog steeds keus uit drie telefoonnummers, maar komen nu direct in contact met de juiste persoon. Omdat collega’s hun eigen mobiele telefoons kunnen gebruiken geef je ze weer een stukje vrijheid”. Volgens Sanne is ook de eenduiding in bereikbaarheid voordelig voor de interne cultuur. “We willen ook intern één zijn. Op het moment dat de binnendienst kampt met onderbezetting moet ik snel kunnen bijspringen, waar ik ook ben. Ik kan wellicht niet alle vragen beantwoorden maar ze worden wel te woord gestaan. Dat geldt ook voor de automatische overloop van de Dozencentrale. Daarbij maakt het cross selling ook een stuk gemakkelijker. Een klant die dozen bij ons koopt kan zijn bedrijfskleding ook bij ons bestellen. Dat vind ik echt slim ondernemen”.

Slimme telefonie maakt cross selling ook een stuk gemakkelijker. Een klant die dozen bij ons koopt kan zijn bedrijfskleding ook bij ons bestellen. Dat vind ik slim ondernemen.

“Klanten helpen ons ook slimmer te werken. Zo vroeg een klant laatst of we het PO-nummer automatisch konden koppelen aan hun online orders. Nu moeten ze bij elke order dat nummer invoeren. Dergelijke vragen houden ons scherp”, zegt Sanne.

De keerzijde van digitalisering

Sanne kijkt met weemoed terug op die ene keer dat de techniek ze in de steek liet. “Als het misgaat zie je pas echt hoeveel er van afhangt. Zodra de verbinding wegvalt ligt alles stil bij Twepa. Klanten kunnen geen orders plaatsen en wij kunnen bestaande orders niet inzien. Uiteindelijk bleek de nieuwe firewall de boosdoener. Daar denk je niet direct aan.” Rik vult aan: “Omdat je niet weet waar het probleem zit neem je contact op met al je partners. Het is een heel karwei om de communicatie met die partijen te stroomlijnen. Dat geldt ook als er geen calamiteiten zijn natuurlijk. Ik hoor liever een ‘nee’ op mijn onrealistische vragen dan een loze belofte. Bij Contict heb ik twee contactpersonen. Ruud bel ik voor technische vragen en Marcel voor al het andere. Kleine klusjes gaan rechtstreeks via support. Heel soms wil ik me niet conformeren aan de processen van Contict, dan ga ik er dwars doorheen. Ik verwacht dat ze daarin tegemoetkomen. Vaak is dat ook zo. Het werkt heel prettig voor mij.”

 

We zijn heel klein en overzichtelijk begonnen. Dat gaf me het vertrouwen volledig over te gaan naar een virtuele werkplek.

“Toen we zes jaar geleden overgingen naar de cloud was ik sceptisch. Ik had allerlei doemscenario’s in mijn hoofd.” vertelt Rik. “Daarom zijn we toentertijd gestart met ‘Cloud in a Box’. We zijn heel klein en overzichtelijk begonnen. Dat gaf me het vertrouwen volledig over te gaan naar een virtuele werkplek. We waren er best vroeg bij. Twepa is wat dat betreft best innovatief. Trends die ons aanspreken pakken we op”.

Een nog slimmere toekomst

De vraag over hoe Twepa in de toekomst nóg slimmer kan werken wordt enthousiast door Rik beantwoord. “We nemen regelmatig bij soortgelijke bedrijven een kijkje in de keuken. Laatst waren we in een magazijn waar de gebruik maakte van ‘voice-picking’. De magazijn medewerker krijg via een oortje de order te horen en hoeft alleen met ‘ja’ of ‘nee’ te reageren. Daarnaast kijken we naar draadloze scanners die zowel in de winkel als in het magazijn werken. Een heel flexibel systeem dat volledig via het netwerk gaat. De systemen en inventarisaties blijven zo automatisch up-to-date.” Sanne werkt sinds kort deels vanuit huis. “Voorheen was het externe netwerk beveiligd met tokens. Een enorm gedoe. Tegenwoordig kan ik overal inloggen met mijn eigen wachtwoord. Ik heb nog maar een paar keer thuis gewerkt, maar tot nu toe gaat het goed. Ik kan overal bij. Het is vooral heel fijn wanneer ik dingen moet uitwerken. Marketingplannen of belangrijke documenten. Op kantoor is er veel afleiding. Ik ben nogal een workaholic, dus ik vind het heerlijk dat ik overal mijn mail kan checken en kan werken wanneer het mij uitkomt.

Wil jij net als Twepa ook slimmer werken? Neem dan contact op met Marcel via m.tijink@contict.nl of tel. 0541 – 745 159 kom het ervaren in Het Slimme Werken Center van Contict.

Wil jij net als Twepa ook slimmer werken? Neem dan contact op met Marcel via m.tijink@contict.nl of tel. 0541 – 745 159 of kom het zelf ervaren in Het Slimme Werken Center van Contict.

Marcel Tijink

Marcel Tijink

Accountmanager