Een succesvolle implementatie van Contict 365 & Microsoft Teams bij Meesterwerk

Meesterwerk Werkprojecten (hierna: Meesterwerk) is de spil tussen werkgevers, gemeenten en werkzoekenden op de arbeidsmarkt. Hun doelstelling is om kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt naar regulier werk te begeleiden. Dit doen zij met veel inzet en passie vanuit vestigingen in Oldenzaal, Assen, Bronckhorst en Groningen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen staat hierbij hoog in het vaandel. Contict is blij dat de keuze voor hun nieuwe moderne werkplek in de cloud is gevallen op de Contict 365-werkomgeving. In combinatie met Microsoft Teams kunnen de medewerkers van Meesterwerk nu veel beter en gemakkelijker plaatsonafhankelijk samenwerken. Om Contict 365, Microsoft Teams en SharePoint goed te implementeren is er gekozen voor een ICT-consultancytraject. Wij gingen langs op het hoofdkantoor in Oldenzaal en spraken met directeur Eddy Gelhever over het proces van implementatie tot adoptie en hoe dit is ervaren.

Een soepele adoptie van Teams en Contict 365

Voorafgaand aan dit traject zijn er twee doelen gesteld: het intern communiceren en samenwerken moest efficiënter en extern wilde Meesterwerk tijdens projecten beter kunnen samenwerken met partners. Hiervoor is Microsoft Teams de aangewezen tool. Eddy licht toe: “Voordat we dit extern willen uitrollen is het eerst belangrijk dat we dit intern goed hebben staan. Dat mensen de logica van het systeem snappen en weten hoe ze ermee moeten omgaan is echt een vereiste. Hierbij hebben we nu al een enorme slag gemaakt. En de manier waarop we hierin begeleid zijn was erg goed. Het is daardoor allemaal redelijk snel gegaan, en anders hadden we dit zelf niet gered. Als ik zie wat we hier nu al van merken als organisatie denk ik dat we het samen goed hebben gedaan. De interne mails zijn bijvoorbeeld gehalveerd en ikzelf rijd op het moment minder vaak langs alle vestigingen, omdat we werkoverleggen nu via Microsoft Teams houden. En daarnaast werken we nu niet meer in allerlei verschillende versies van bestanden. Als we voorheen offertes hadden lopen, dan waren er misschien wel drie mensen mee bezig. Op een gegeven moment hadden we dan altijd drie verschillende versies van dezelfde offerte. Alles draait nu in de Cloud, waardoor die drie mensen in één en hetzelfde bestand werken. Leuke bijkomstigheid: onze server op locatie hebben we ook niet meer nodig.”

“Wat consultancy betreft zou ik Contict zeker aanraden. De vertaalslag die jullie consultant gemaakt heeft van de techniek naar begrijpelijke taal was heel waardevol.”

Begeleiding in begrijpelijke taal

ICT blijft voor velen een redelijk abstract begrip. Mensen meenemen in de verandering is waar het verschil gemaakt wordt. Nadenken over een praktische inrichting van de digitale werkplek op basis van het werkproces van de klant én een heldere uitleg op gebruikersniveau zijn hierin de sleutel tot succes. Eén van onze ICT-consultants heeft deze begeleiding voor Meesterwerk op zich genomen. Eddy deelt zijn ervaringen: “Wat consultancy betreft zou ik Contict zeker aanraden. De vertaalslag die jullie consultant gemaakt heeft van de techniek naar begrijpelijke taal was heel waardevol. Mensen moeten begrijpen wat ze doen, en dat doen ze nu. Daarom is jullie begeleiding hier intern ook erg gewaardeerd. Het meedenken over de inrichting en het logisch neerzetten van bestanden en mappen is hierin ook heel belangrijk gebleken. We snappen nu beter de logica erachter en weten waarom we het op deze manier doen. Ik zou Contict daarom ook zeker aanraden aan andere partijen.”

Op de foto: Maike Tonnema (ICT-consultant Contict) & Eddy Gelhever (directeur Meesterwerk)

Een nóg slimmere toekomst

Wanneer na verloop van tijd alles intern helemaal geland is, kijkt Meesterwerk naar het tweede doel dat gesteld is: het digitaal samenwerken met externen binnen de verschillende werkprojecten. Eddy licht toe: “Wij als intermediair tussen twee opdrachtgevers houden altijd de regie. Maar om met alle partijen binnen een project zo goed mogelijk samen te werken, moeten we gemakkelijker documenten kunnen uitwisselen en ook digitaal kunnen overleggen. Ook hiervoor willen we graag, samen met de betrokken partijen, projectmatig gebruikmaken van Microsoft Teams. Dit zullen we natuurlijk weer goed moeten inrichten, maar het levert dan wel veel op. Heel veel zelfs, want ik ben van mening dat we op deze manier nóg betere partnerships kunnen sluiten. Omdat een goede samenwerking tussen alle partijen in mijn ogen gewoon erg veel waard is. De hulp van Contict kunnen we hierbij zeker weer gebruiken.”

Heb jij net als Meesterwerk behoefte aan een ICT-consultancy traject waarbij wij je ondersteunen bij een goede implementatie? Neem dan contact op met onze afdeling verkoop via verkoop@contict.nl of bel 0541 – 745 150. We helpen je graag verder.