Met deze tips ga je goed voorbereid de zomervakantie in!

De vakantie komt steeds dichterbij en de vakantiekriebels nemen toe. Maar wacht! Voordat je de koffers pakt, is het raadzaam om na te denken over hoe je bereikbaar wilt zijn tijdens jouw afwezigheid. Iedereen heeft hierin natuurlijk zijn of haar eigen voorkeuren. De één wil de hele vakantie niet gestoord worden en de ander vindt het juist fijn om op de hoogte te blijven.

Maar wat je voorkeur ook heeft, zorg ervoor dat je de bereikbaarheid van jezelf én je organisatie goed hebt geregeld. Zo kan je deze zomer het kantoor met een gerust hart achterlaten! Uiteraard hebben we een aantal nuttige tips voor je om dit te realiseren.

Tip 1. Zorg voor een gatekeeper.

Voordat je op vakantie gaat, probeer je natuurlijk om al je werk zo goed mogelijk af te ronden. Het werk dat blijft liggen en niet kan wachten tot dat je terug bent van je vakantie kun je in dat geval overdragen aan iemand anders, je gatekeeper. Zorg er dus voor dat je deze persoon goed inlicht over de werkzaamheden voordat je weggaat. Het is daarbij ook belangrijk dat mensen die contact met je zoeken, dan ook worden doorverwezen naar deze persoon. Eén van deze manieren is het vermelden van de contactgegevens van je gatekeeper in je Out of Office melding. Ook kun je mails automatisch door laten sturen. Dit brengt ons meteen bij de tweede tip.

Tip 2. Laat Outlook het werk doen, gebruik de optie ‘Out of Office’ of ‘Doorsturen’. 

Wil je tijdens je vakantie wel of geen e-mail ontvangen? En als je wel e-mail wilt ontvangen, kan de lezer dan ook binnen een afzienbare tijd een reactie verwachten? Als dat laatste niet het geval, adviseren wij om de lezer duidelijk op de hoogte te stellen van je afwezigheid middels een ‘Out of Office’ reply. Houd deze inhoudelijk persoonlijk én servicegericht, zoals bijvoorbeeld “Wegens afwezigheid van 1 tot 15 augustus kan ik uw e-mail niet persoonlijk beantwoorden. Om u van dienst te kunnen zijn kunt u contact opnemen met mijn collega ………. via tel. nummer …………. of per e-mail ……………”. Ontvang je regelmatig e-mails die niet op zich kunnen laten wachten? Laat deze e-mails dan ook direct automatisch doorsturen naar een collega (je gatekeeper van tip 1).

Tip 3. Aangepaste openingstijden van jouw organisatie.

Binnen veel organisaties zijn er rondom de bouwvak aangepaste openingstijden, of is het kantoor zelfs helemaal gesloten. Om te voorkomen dat er mensen zijn die wel bellen, maar vervolgens niemand aan de lijn krijgen, kan er een voicemailbericht worden ingesteld waarop de aangepaste openingstijden te horen zijn. Naast het algemene hoofdnummer, kunnen er per medewerker of zelfs per extensie diverse instellingen worden aangepast in het geval van vakantie. Zo werken we bij Contict met een aparte ‘vakantie voicemail’ waarbij de afzender na afloop van het voicemailbericht automatisch wordt doorgeschakeld naar een collega. Zo wordt de afzender op de hoogte gebracht van de afwezigheid, maar toch ook direct verder geholpen dankzij de juiste instellingen.

Tip: wist je al dat deze voicemail functionaliteit bij HIT support klanten standaard inbegrepen is? In sommige gevallen kiezen bedrijven er zelfs voor om de telefonie door een extern bureau te laten opnemen, ook dit behoort tot één van de mogelijkheden.

Tip 4. Zorg ervoor dat je toegang hebt tot je documenten, voor als het nodig is. 

Wil je niet twee weken (of misschien langer) compleet afgesloten zijn van je werk? Ook dan zijn er manieren waarmee jij ook in het buitenland op een veilige manier bij al je bestanden kunt. Het enige wat je nodig hebt is een device, werkend internet, een Cloud Office werkplek en een token om veilig in te loggen.

Tip 5. Let op je dataverbruik

En mocht je dan toch even een document willen inzien of een belletje moeten plegen, dan is het wel zo prettig dat je kunt vertrouwen op je mobiele abonnement. Gelukkig kun je tegenwoordig binnen de gehele EU met je mobiele abonnement bellen, internetten en sms’en zoals je in Nederland gewend bent. Maar blijf hierbij wel op je dataverbruik letten, want sommige apps of activiteiten zoals het bekijken van online video’s kosten nou eenmaal ontzettend veel mb’s. En ga je op reis naar een land buiten de EU? Dan is het vaak veel voordeliger om vooraf een bel- en databundel in te stellen. Zo houd je grip op de kosten en voorkom je een hoge rekening achteraf.

Tip 6. Online of toch offline? 

Hoe je ook bereikbaar wilt zijn tijdens de vakantie; onthoud goed dat de vakantie hét moment is om de batterij weer helemaal op te kunnen laden. Na een zorgeloze vakantie ben je weer fris, scherp en presteer je alleen maar beter.

Namens het hele team van Contict: een fijne vakantie toegewenst! En wil je meer weten over de mogelijkheden om de bereikbaarheid goed in te regelen, neem dan gerust contact op met Contict via verkoop@contict.nl of tel. 0541 -745 150.

 

© Copyright 2018 - Contict Realisatie: Webton.nl